En el lapso de un solo mes, La pandemia de COVID-19 ha obligado a empresas y organizaciones de todo tipo a hacer que casi todos sus empleados trabajen de forma remota desde casa.

Tiene el futuro del trabajo, la fuerza de trabajo totalmente remota e incluso la organización virtual, llegó con toda su fuerza? Aunque las tecnologías en línea han hecho que el trabajo remoto sea cada vez más común, la mayoría de las empresas y organizaciones todavía se quedan sin instalaciones físicas. Ahora están luchando por mantener los espacios de trabajo virtuales de la noche a la mañana.

Melissa Valentine, profesor asistente de ciencias de la gestión e ingeniería, ha pasado años estudiando estos temas. Jen Rhymer, que está a punto de unirse a Valentine como becario postdoctoral, ha estudiado de cerca las empresas de software que operan de forma totalmente independiente de una sede física.

La gran lección ellos dicen, es que las organizaciones solo remotas plantean nuevos y complejos desafíos de gestión. Los más importantes:desarrollar la confianza, colaboración e intercambio de información entre personas que nunca se conocen en persona y que pueden estar en lados opuestos del mundo.

Éstos son algunos de sus pensamientos:

Obtener la tecnología correcta

Se necesita más que una computadora portátil, una conexión a Internet y aplicaciones como Slack o Zoom. La tecnología para el trabajo remoto y los equipos virtuales es sencilla y sigue mejorando. El mayor desafío es abordar los problemas humanos. Si los trabajadores de repente están trabajando desde casa debido a la pandemia de COVID-19, muchos estarán haciendo malabares con el cuidado de los niños, ruido y una gran cantidad de otras interrupciones. Eso está garantizado para causar una caída en la productividad, pero también reducirá los beneficios intangibles de trabajar en el mismo lugar. Piense aquí en la lluvia de ideas informal mientras toma un café o en los intercambios casuales de información. Pero los problemas son más profundos:¿cómo se construye la confianza y los lazos sociales? ¿Cuáles son cruciales para la colaboración creativa?

Ser forzado por una crisis a adoptar el trabajo solo a distancia es diferente a crear una fuerza laboral solo a distancia al principio

Las empresas que se estructuran a sí mismas como independientes de la ubicación han desarrollado normas y prácticas que unen las distancias emocionales y logísticas. Lo mismo ocurre con sus trabajadores. Para tales empresas, El trabajo solo a distancia puede reducir los costos, ampliar la reserva de talentos y aumentar la productividad. Por el contrario, ser forzado por una crisis a trabajar de forma remota probablemente resulte perturbador y frustrante. Puede ser mejor que apagar pero probablemente dará lugar a una gran caída de la productividad.

Construyendo confianza y colaboración

Todas las empresas deben establecer una cultura de prioridades compartidas y prácticas aceptadas para trabajar juntas. Es más fácil para las empresas tradicionales, donde las personas se ven e interactúan de manera informal. Las empresas que operan exclusivamente a distancia a menudo intentan llenar el vacío con esfuerzos sociales organizados, desde happy hours en línea hasta retiros y grupos de discusión. Los temas no tienen que ser relevantes para el negocio. El objetivo es construir lazos y un sentido de comunidad. Sin embargo, advierte Rhymer, estos esfuerzos no funcionarán a menos que los directores ejecutivos y los gerentes senior también participen, como iguales, no como jefes.

Los ejecutivos también deben mostrar su propia confianza al abstenerse de monitorear a sus empleados minuto a minuto. No deben escuchar a escondidas los correos electrónicos de los empleados ni registrar las pulsaciones de teclas por minuto. La atención debe centrarse en el resultado final, no en las actividades específicas de un trabajador.

Creando un rico camino de decisiones públicas

En empresas con empleados distribuidos en muchas zonas horarias, Las conversaciones en tiempo real y los intercambios escritos no suelen ser factibles. Pero la gente todavía necesita comprender los antecedentes de cómo y por qué se tomaron las decisiones. Con un rico rastro de decisiones, Todas las discusiones y debates que conducen a una decisión están documentados y codificados para que la gente pueda volver atrás y entender por qué se tomaron esas decisiones.

Abriendo una única fuente de verdad

Los trabajadores necesitan tener acceso al panorama general sobre la estrategia y las prioridades de una organización, y quizás incluso sobre el trabajo en progreso que puede no ser directamente relevante para ellos. Es un depósito de información clara, incontestable y aceptado como verdadero en ese momento, y luego mantenido para que esté siempre actualizado. Esto es especialmente cierto para las empresas asincrónicas, en el que las personas colaboran en todas las zonas horarias y no pueden discutir fácilmente los problemas en tiempo real.

Rompiendo las barreras para compartir el trabajo

Quiere que los trabajadores publiquen el trabajo tal como está en marcha, incluso cuando sea difícil, incompleto, imperfecto. Eso requiere una mentalidad diferente aunque uno que es cada vez más común en empresas asincrónicas. En empresas tradicionales, las personas a menudo dudan en hacer circular proyectos o propuestas que no están pulidas, bonita y a prueba de balas. Es un reflejo natural especialmente cuando las personas están desconectadas entre sí y no se comunican casualmente. Pero puede provocar retrasos prolongados, especialmente en proyectos en los que el progreso de cada participante depende del progreso y la retroalimentación de los demás. Las empresas independientes de la ubicación necesitan una cultura en la que las personas reconozcan que es probable que un trabajo en progreso tenga lagunas y defectos y no se critiquen entre sí por ellos. Este es un tema de normas, no herramientas.

Preparándose para el futuro. Es probable que la experiencia de armar un sistema solo remoto sobre la marcha sea caótica y desagradable para muchas personas. La tecnología hace que sea más fácil que nunca ser independiente de la ubicación, pero a menos que las empresas se centren en crear una experiencia de trabajo remota eficaz, no cuente con que los trabajadores se enamoren de él después de la pandemia. ¿Es el trabajo a distancia la ola del futuro? Depende de cómo respondan las organizaciones hoy.