Hay un viejo proverbio yiddish que dice "El hombre planea y Dios se ríe". La mayoría, si no todos, de nosotros hemos experimentado la verdad de este proverbio, y enfrentó el fracaso de nuestros planes. No importa lo bien que esté planeando, líquido, Los entornos comerciales cambiantes e impredecibles evitarán que sus planes se implementen por completo. Entonces, la pregunta es si deberíamos seguir planificando, sabiendo que las circunstancias harán inviables nuestros planes. ¿No deberíamos simplemente "ir con la corriente" e improvisar nuestro camino hacia el futuro?

Tal vez no sea una cuestión de lo uno o lo otro, sino más bien una cuestión de ambos / y. En este artículo veremos cómo las organizaciones pueden planificar para lo imprevisto, y conciliar una planificación minuciosa con una adaptación improvisada. Proponemos que las organizaciones modernas deben poder combinar estos dos elementos paradójicos, si van a prevalecer en un entorno empresarial caracterizado por cambios rápidos y constantes.

Buscando soluciones creativas

Los equipos son los elementos organizativos pilares, es a través de los equipos que las organizaciones crean las condiciones para una respuesta adecuada a las dinámicas cambiantes e impredecibles del mercado. Y lo hacen utilizando un proceso de adaptación que comprende ajustar los procesos relevantes del equipo como reacción a las interrupciones que requieren dicha adaptación. Sin embargo, el cambio es a menudo tan rápido, y las respuestas requeridas tan urgentes, que los equipos no tienen tiempo para planificar antes de actuar y se ven obligados a planificar y actuar simultáneamente, es decir, improvisar.

Cuando se enfrenta a una interrupción que pone en peligro el plan inicial, y el tiempo escasea, Los equipos pueden buscar varias opciones:pueden insistir en seguir el mismo plan, incluso sabiendo que los supuestos básicos han cambiado; pueden intentar desarrollar un nuevo plan antes de implementarlo, perdiendo un tiempo precioso en su elaboración; incluso pueden congelarse ante el colapso del orden organizativo; sin embargo, también pueden improvisar utilizando las herramientas disponibles para desarrollar una solución creativa.

Sin embargo, la improvisación puede tener consecuencias negativas si los agentes de la improvisación no están adecuadamente preparados para manejar escenarios tan extremos. Un ejemplo extremo de mala improvisación es el desastroso caso del fatal hundimiento del barco Costa Concordia en las costas de Isola del Giglio, una isla frente a la costa oeste de Italia. El capitán ordenó un "saludo" a la isla, lo que requiere navegar cerca de la costa. La maniobra resultó en que el barco golpeara una roca cerca de la isla. Los eventos que se desarrollaron tuvieron consecuencias dramáticas. El caso reveló que cuando los miembros del equipo están mal equipados para improvisar, pueden alejarse de los valores organizacionales, o priorizar la satisfacción de las necesidades personales sobre las metas del grupo.

La buena noticia es que se puede entrenar la improvisación y los equipos se pueden preparar para improvisar, aumentando la probabilidad de resultados positivos. Tres elementos pueden aumentar la calidad de la adaptación improvisada en equipo:una cultura experimental, estructuras mínimas, y sistemas de memoria transactiva.

Una cultura experimental

Una cultura experimental es aquella que promueve la acción, en el que se premia la exploración y la creatividad y se toleran los errores. Para que los equipos improvisen con eficacia, se requieren diferentes habilidades y conocimientos, lo que exige que cada miembro del equipo contribuya. Como consecuencia, los miembros del equipo deben sentir que cualquier error potencial se considerará una fuente de aprendizaje. y que sus ideas serán apoyadas y alentadas.

organizaciones con cerrado, rígido, y las culturas no experimentales evitarán que los miembros del equipo aborden las interrupciones adaptando las rutinas del equipo a la nueva situación. Por el contrario, una cultura experimental proporcionará las capacidades que permitirán a los miembros del equipo cambiar las prioridades y los planes para improvisar las soluciones que mejor se adapten a eventos inesperados. Esto requiere que las organizaciones adopten la "estética de la imperfección" tratando los errores como oportunidades, y no considerar la imperfección como sinónimo de fracaso. Este es particularmente el caso en situaciones en las que las circunstancias han cambiado y los planes anteriores ya no son completamente viables. Un ejemplo paradigmático de improvisación exitosa es la misión lunar Apolo 13, en el cual, ante una falla del sistema de soporte vital, los astronautas improvisaron una reparación inmediata del sistema utilizando materiales encontrados en la nave espacial. Otro ejemplo es el desarrollo exitoso de un sistema de mensajería en línea por Tencent, una multinacional china especializada en diversos servicios y productos relacionados con Internet. Los métodos de improvisación fueron prominentes y efectivos en el desarrollo del sistema. El producto era conocido por su rápido ajuste a las cambiantes demandas de los usuarios, tecnologías y actividad de la competencia, y esto fue reconocido como un factor de éxito importante.

Estructuras mínimas

Las estructuras mínimas comprenden cuatro elementos clave:mecanismos de control invisibles, objetivos claramente definidos, hitos a corto plazo, y elementos críticos de la actividad. Los mecanismos de control invisibles garantizan que la creatividad no se vea limitada. Por ejemplo, establecer un conjunto bien definido de reglas simples permite una mayor creatividad, ya que todos los miembros del equipo tienen una base común entendida con precisión para desarrollar su desempeño. Los objetivos claramente definidos garantizan que mientras los equipos se encuentren en medio de eventos disruptivos, permanezcan enfocados en las metas organizacionales. Por sí mismos, estos objetivos no definen la acción, dejando espacio para la improvisación; sin embargo, son fuertemente normativos en relación con los resultados de tal acción. Los hitos a corto plazo fomentan un sentido de urgencia y permiten el control de las acciones tomadas a medida que se desarrolla la situación. Esto permitirá la detección de desviaciones de los objetivos organizacionales, permitiendo la corrección oportuna del curso de acción.

También, El hecho de que estos hitos se puedan planificar de antemano le da al equipo una sensación de estructura y estabilidad dentro del desarrollo bastante caótico de la situación disruptiva. Finalmente, elementos críticos para la actividad comprenden aquellos elementos que son fundamentales para la actividad, sin el cual la tarea no se puede realizar. Para que la improvisación sea efectiva, Es importante que la cantidad de elementos críticos sea pequeña para que el equipo pueda asegurarse de que se ejecuten por completo en un tiempo limitado. Todos los miembros del equipo deben saber lo que son para poder coordinar rápidamente la implementación de los elementos mientras improvisan una nueva solución.

Por ejemplo, Se ha observado que los equipos de desarrollo de nuevos productos exitosos suelen recurrir a la improvisación. Para ser eficaces, son muy autónomos e intensamente interactivos (mecanismos de control invisibles), tener metas y prioridades de desarrollo específicas (objetivos claros), desarrollar progresivamente varios prototipos (hitos a corto plazo), e identificar criterios críticos de calidad y estándares de desempeño (elementos críticos).

Sistemas de memoria transactiva

Los sistemas de memoria transactiva se refieren al conocimiento sobre quién sabe qué en un equipo. Cuando los equipos improvisan, El acceso al conocimiento de sus miembros aprovechará la capacidad del equipo para combinar sus experiencias previas y desarrollar respuestas nuevas y efectivas. Además, a través de tener este conocimiento, los equipos pueden aumentar su coordinación implícita, lo que significa que sus miembros pueden anticipar las acciones de los demás y ajustar dinámicamente su comportamiento sin comunicarse expresamente entre ellos.

Cuando los equipos experimentan situaciones estresantes, sus miembros pueden experimentar una alta carga cognitiva. Esto significa que pueden tener dificultades para procesar toda la información disponible, impidiéndoles reaccionar adecuadamente a las interrupciones. Al tener una comprensión clara de quién sabe qué dentro del equipo, son capaces de procesar más eficazmente la nueva información a medida que surge y, por lo tanto, aumentan la probabilidad de éxito en la realización de acciones de improvisación. Por ejemplo, Los equipos de respuesta a emergencias, como los bomberos, no pueden predecir exactamente qué experiencia se necesitará en una situación particular. Por lo tanto, el conocimiento de todos los miembros del equipo con respecto a las habilidades específicas de todos los demás miembros se vuelve fundamental para un resultado positivo.

Cuando el tiempo abunda y la incertidumbre es baja, la planificación responde a las necesidades de la organización casi a la perfección. Sin embargo, como dijo tan elocuentemente el líder militar prusiano Helmuth Graf von Moltke a fines del siglo XIX, "Ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo". Cuando el tiempo es escaso y la incertidumbre es alta, una buena planificación no es suficiente. En lugar de, "la improvisación se convierte en una orientación alternativa o complementaria".

Sin embargo, Para que la improvisación funcione, se deben cumplir algunas condiciones:las organizaciones deben crear una cultura experimental en la que los errores se acepten como parte de un proceso de aprendizaje; los equipos deben desarrollar estructuras mínimas basadas en mecanismos de control invisibles, objetivos claros, hitos a corto plazo, y una pequeña cantidad de elementos críticos para la actividad; y finalmente, los miembros del equipo deben tener un conocimiento claro de quién sabe qué dentro del equipo, para que puedan aumentar la coordinación implícita. Incluso si se cumplen todas estas condiciones, los resultados positivos no están garantizados cuando los equipos improvisan. Sin embargo, dada la incertidumbre de las interrupciones imprevistas y las limitaciones de tiempo extremas, las posibilidades de éxito aumentan drásticamente.

Este artículo se ha vuelto a publicar de The Conversation con una licencia de Creative Commons. Lea el artículo original.