1. Digitalización: La conversión de documentos físicos a formatos digitales (por ejemplo, PDF, Word, JPEG) garantiza su longevidad, accesibilidad y facilidad de almacenamiento.
2. Almacenamiento en la nube: El uso de plataformas de almacenamiento en la nube (por ejemplo, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive) proporciona un repositorio seguro y accesible para documentos digitales, lo que permite el acceso remoto desde cualquier lugar.
3. Sistemas de control de versiones: El uso de sistemas de control de versiones (por ejemplo, Git, Subversion) permite rastrear y administrar múltiples revisiones de documentos y permite la edición colaborativa.
4. Copia de seguridad y redundancia: Realizar copias de seguridad periódicas de documentos digitales en múltiples ubicaciones de almacenamiento (por ejemplo, unidades locales, discos duros externos, copias de seguridad en línea) garantiza la redundancia en caso de pérdida de datos.
5. Soluciones de almacenamiento a largo plazo: El empleo de técnicas de preservación de datos a largo plazo (por ejemplo, almacenamiento con calidad de archivo, centros de datos especializados) puede salvaguardar documentos durante siglos.
6. Longevidad del formato de archivo: Elegir formatos de archivo con usabilidad y compatibilidad a largo plazo (por ejemplo, estándares abiertos) ayuda a mitigar el riesgo de obsolescencia.
7. Conservación de metadatos: Preservar los metadatos asociados con los documentos (por ejemplo, fechas de creación, información del autor, palabras clave) ayuda a la capacidad de búsqueda y la comprensión contextual.
8. Estandarización: Cumplir con los estándares de documentos (por ejemplo, XML, PDF/A) mejora la compatibilidad y la accesibilidad con el tiempo.
9. Bibliotecas y Archivos Digitales: Depositar documentos valiosos en bibliotecas y archivos digitales garantiza su preservación para futuras investigaciones, educación y patrimonio cultural.
10. Mantenimiento y migración regulares: La verificación proactiva de la integridad de los datos, la migración a formatos más nuevos y la actualización de las tecnologías de almacenamiento según sea necesario previene la pérdida de datos y garantiza la accesibilidad a largo plazo.
