Los estadounidenses de todos los ámbitos de la vida están trabajando juntos para frenar la propagación del COVID-19 practicando el distanciamiento social. Las agencias públicas están haciendo su parte al cerrar oficinas al público, cancelar o posponer audiencias, y cambio de servicios y procedimientos a formatos virtuales. En esta publicación, analizamos el papel de las leyes de reuniones abiertas en la provisión de procedimientos transparentes, y sugerir un conjunto de mejores prácticas para asegurar que las agencias ambientales estatales, comisiones de servicios públicos, y los gobiernos locales cultivan una participación pública significativa mientras capean esta pandemia.

La semana pasada, Los defensores pidieron a la Administración Trump que mantenga abiertos todos los períodos de comentarios activos para las normativas pendientes mientras la Declaración de Emergencia Nacional siga en vigor. Las decisiones ambientales críticas también se están produciendo a nivel subnacional, donde los estados y las ciudades actúan como primeros en responder al COVID-19. Varios estados han suspendido aspectos de sus leyes de reuniones abiertas en respuesta a la pandemia, y muchos organismos públicos están celebrando reuniones telefónicamente o utilizando tecnología de videoconferencia, y las condiciones cambian casi a diario. Nueva York, por ejemplo, suspendió el requisito de la ley de reuniones abiertas de que se permita a los miembros del público asistir a las reuniones en persona, y autorizó que las reuniones públicas se celebren de forma remota "por conferencia telefónica o servicio similar" siempre que el público pueda observar o escuchar. Illinois ha suspendido el requisito legal de que los miembros de un organismo público deben estar presentes físicamente para reunirse, así como restricciones a la participación remota. Massachusetts ha levantado el mandato de la ley de reuniones abiertas de que las entidades públicas se reúnan en un lugar público, siempre que se proporcionen medios alternativos de acceso público. Texas también está permitiendo que las reuniones gubernamentales se lleven a cabo por teléfono o videoconferencia. Estos movimientos son claramente necesarios, pero los estados deben asegurarse de que los sustitutos de las reuniones en persona satisfagan el objetivo general de las leyes de reuniones abiertas.

Las ciudades enfrentan desafíos similares, y no escapan a la atención de los defensores que trabajan para garantizar que la participación pública no se pierda en medio de las respuestas a la pandemia. Por ejemplo, la semana pasada Sean Hecht, director de la Clínica de Derecho Ambiental de UCLA, pidió a Los Ángeles que pospusiera las fechas límite para comentarios públicos sobre la revisión ambiental de los asuntos de planificación hasta que la ciudad levante su orden "Más seguro en casa". El profesor Hecht señala que el público ya no puede ver documentos cruciales en las oficinas de la ciudad o bibliotecas y no puede reunirse para coordinar sus comentarios.

Los 50 estados tienen leyes de reuniones abiertas que prohíben a los organismos gubernamentales deliberar o tomar decisiones en privado para garantizar la transparencia. Si bien los detalles varían, Las leyes de reuniones abiertas comparten el objetivo de asegurar que el público esté informado sobre la toma de decisiones del gobierno. Las leyes de reuniones abiertas de varios estados permiten la participación remota, pero solo en circunstancias limitadas que no permitirían que el negocio continuara como de costumbre durante la crisis del COVID-19. Por ejemplo, La ley de Virginia permite que un organismo público se reúna electrónicamente durante un estado de emergencia si 1) reunirse en persona no sería seguro, y 2) el propósito de la reunión es abordar la emergencia. No hace falta decir que, este estatuto no permite que las agencias de Virginia se ocupen de los asuntos de rutina reuniéndose electrónicamente durante las próximas semanas o meses. Otros estados permiten la participación remota en reuniones públicas, pero en formatos que hoy en día son simplemente imprácticos. En Idaho, por ejemplo, las reuniones pueden realizarse telefónicamente o por videoconferencia, siempre que un miembro del órgano de gobierno esté físicamente presente en la entidad pública para que los miembros del público puedan asistir a la reunión en persona. Similar, una corte de apelaciones de Michigan ha sostenido que una agencia pública no violó la ley de reuniones abiertas del estado al realizar una reunión en dos lugares que estaban conectados por conferencia telefónica, porque el público podría asistir a la reunión en cualquier lugar. Estos formatos precisos son claramente imprácticos en nuestro momento actual.

Todo esto sugiere que es posible seguir el espíritu, si no la letra, de las leyes de reuniones abiertas incluso cuando los miembros del público no pueden compartir físicamente una habitación con los servidores públicos. porque las reuniones pueden permanecer abiertas al público a través de medios virtuales. Es más, Si bien no se han probado las dimensiones constitucionales de los procesos virtuales en el contexto del COVID-19, sabemos que la Corte Suprema ha sostenido en otras circunstancias que los requisitos precisos del debido proceso son flexibles y específicos de los hechos. Las recomendaciones a continuación brindan algunas sugerencias sobre cómo las entidades públicas pueden garantizar la transparencia y el acceso público a la información mientras protegen la salud pública manteniendo el distanciamiento social. La Conferencia Administrativa de los Estados Unidos y la Conferencia de Alcaldes de Nueva York han proporcionado más orientación.

• Donde sea posible, posponer tanto las reuniones como los períodos de comentarios públicos. Como explica el profesor Hecht en su carta, La incapacidad de los grupos de defensa de responder obstaculiza su capacidad para participar en los procesos públicos. Adicionalmente, incluso las personas que deseen participar por su cuenta tendrán un tiempo y energía limitados para participar si están incapacitados por el virus o si inesperadamente se ocupan de niños o parientes enfermos. Posponer decisiones gubernamentales no esenciales evita discriminar a los miembros más vulnerables de la sociedad que serán los más afectados por el COVID-19.
• Donde las reuniones proceden virtualmente, asegúrese de que el aviso sea oportuno y destacado. El aviso debe publicarse en los sitios web de las entidades públicas, así como en los periódicos locales que todavía están circulando. Los avisos deben proporcionar la hora de la reunión e información sobre cómo el público puede acceder a la reunión, como un número de llamada entrante y un enlace de videoconferencia.
• Donde sea posible, celebrar reuniones por videoconferencia con opción de llamada. Esto permite a los espectadores ver quién está hablando, permite que la entidad pública proporcione un intérprete para los miembros del público sordos o con problemas de audición cuando sea necesario, y permite que personas sin computadoras también accedan a la reunión.
• Los oradores deben identificarse cada vez que hablen para asegurarse de que los miembros del público que solo están escuchando sepan qué servidor público es responsable de cada comentario o decisión.
• Considere la posibilidad de permitir que los miembros del público hagan comentarios mediante el correo electrónico o una función de chat de videoconferencia y la lectura de comentarios en el registro.
• Grabe o transcriba rápidamente reuniones públicas y haga que esos registros sean accesibles al público. A medida que las interrupciones de la vida diaria alteran los horarios de manera impredecible, Es posible que los miembros del público no puedan participar de manera significativa en un procedimiento en el momento preciso en que está programado. La orden ejecutiva de Nueva York que suspende aspectos de la ley de reuniones abiertas requiere expresamente que las reuniones virtuales se graben y luego se transcriban. Algunos servicios de transmisión en vivo permiten a los usuarios grabar reuniones al mismo tiempo.