Trabajar desde casa exige altos niveles de confianza entre los equipos y sus gerentes. En ese caso, puede ser tan productivo como asistir a la oficina, según los científicos. Crédito:iStock / Geber86
La investigación actual sobre el trabajo en equipo muestra que no nos volvemos menos productivos trabajando desde casa, siempre que trabajemos con inteligencia y estemos equipados con herramientas que nos permitan trabajar en conjunto con nuestros compañeros. En este articulo, los investigadores nos asesorarán no solo sobre lo que funciona, pero también en lo que no es tan inteligente.
Por un tiempo, el científico investigador Nils Brede Moe en SINTEF, Noruega, ha estado estudiando equipos que trabajan para empresas como Spotify, Ericsson y DNV GL, así como varios bancos y empresas de consultoría.
Él cree que es más que posible mantener la productividad incluso si ahora tenemos que trabajar desde casa, en los llamados equipos virtuales.
"No es el caso de que los equipos virtuales signifiquen una menor productividad, aunque puede ser un poco más difícil para estos equipos trabajar de manera eficiente, "dice Moe." Nuestra investigación ha revelado algunos equipos virtuales que son mucho más efectivos que los equipos co-localizados, " él dice.
Muchas personas experimentan que hacen más cosas cuando trabajan en casa, donde hay menos interrupciones. Esto es algo que los propios investigadores han observado.
"De media, un desarrollador necesita 20 minutos para volver a una tarea después de una interrupción, "dice Moe.
La comunicación adecuada es clave
Trabajar desde casa hace que sea más fácil evaluar qué tareas deben priorizarse porque evitamos tener que lidiar con un flujo continuo de entradas y tareas extrañas. Sin embargo, los beneficios de trabajar desde casa pueden ser disparar a través de los arcos. Es demasiado fácil eliminar reuniones que, de hecho, tienen un propósito útil. Tener tanta comunicación por escrito facilita que las personas se malinterpreten entre sí.
"Descubrimos que es increíblemente importante usar videoconferencias y hablar entre nosotros, en lugar de simplemente compartir pensamientos y necesidades por escrito, "dice Moe." Las videoconferencias deberían ser obligatorias para los equipos que no trabajan en la misma ubicación, " él dice.
También señala la importancia de contar con un buen equipo:auriculares de calidad, computadoras y, no menos importante, una conexión a Internet confiable. Otro consejo que ofrece es que no deberíamos trabajar sentados en el sofá. No es sorprendente, La investigación muestra que esto no nos hace ningún favor, entonces el consejo es levantarse, pararse y caminar.
"Una buena idea es tener una conversación individual por teléfono mientras camina un poco, "dice Moe.
Estos son los cinco consejos de los investigadores para las videoconferencias en línea:
Un jefe virtual tiene un trabajo exigente
Otro hallazgo de la investigación es que los gerentes comúnmente sienten la necesidad de ejercer mayores niveles de microgestión cuando los miembros de su equipo trabajan de forma remota.
"Esta no es una buena idea, "dice Moe, y continúa explicando. "Las reuniones que se llevan a cabo simplemente para informar son a menudo ineficaces. Si un gerente confía en que los miembros de su equipo están trabajando con normalidad, no hay razón para suponer que hay una mayor necesidad de informes de estado cuando los miembros del equipo están trabajando desde casa, " él dice.
Sin embargo, no es tan fácil ser director de un equipo virtual. Por esta razón, Los investigadores recomiendan que los gerentes dediquen su tiempo a seleccionar interfaces de tecnología conjunta eficaces y de alta calidad que garanticen que todos los miembros del equipo estén conectados a través de los mismos sistemas. También es importante que los gerentes dediquen más tiempo a un rol de soporte y capacitación en lugar de exigir informes de sus equipos.
"El enfoque principal de un gerente debe ser eliminar las obstrucciones y ayudar a identificar soluciones efectivas, ambos junto con el equipo en su conjunto, y con miembros individuales del equipo, "dice Moe.
Lleva uno para el equipo, ¡pero no en pijama!
En la empresa consultora y creadora de emprendimientos Iterate, que participa en un proyecto de investigación con SINTEF, las personas conocen bien su nueva situación laboral. Pero el ambiente en la empresa es bueno.
"Ahora trabajamos desde casa porque tenemos que hacerlo, y nos sentimos bien porque estamos todos juntos en esto, ", dice el CEO Rune Larsen." El desafío será lo que suceda cuando llevamos seis meses trabajando así. ¿Qué pasará cuando nuestra solidaridad comience a desmoronarse? En este momento nuestro enfoque continuo es la reflexión y la formación para que podamos adaptarnos a la nueva situación, " él dice.
El Departamento de RR.HH. de Iterate celebró una serie de reuniones individuales el día de hoy para averiguar cómo se sentían los empleados individuales. Larsen no cree en enviar una gran cantidad de correos electrónicos. En lugar de, enfatiza que trabaja en un sector que es experto en trabajar digitalmente.
"Las empresas que no tienen el hábito de trabajar digitalmente en un entorno distribuido se enfrentan a desafíos más grandes que nosotros, " él dice.
Larsen siente que muchos gerentes están explorando formas de trabajar para lograr una buena productividad. No existe una solución rápida para manejar la situación en la que nos encontramos hoy.
"En momentos como estos, es bueno contar con consejos basados en la investigación en los que apoyarse. También es importante saber que el trabajo virtual exige un alto nivel de confianza mutua, y esto es lo que tenemos aquí, "dice Larsen.
Aunque confía plenamente en sus compañeros, Larsen también tiene algunas pautas que no se basan en TI. Trabajar desde casa en pijama no es aceptable.
"De repente te llaman a una reunión y olvidas que estás sentado en calzoncillos, "él sonríe." Eso socavará su integridad en poco tiempo, así que también tenemos un código de vestimenta, incluso para trabajar desde casa, " él dice.
Dígale a la gente cuando inicie y cierre la sesión
"Cuando un equipo no puede trabajar en el mismo lugar, existe el peligro de que la confianza mutua se vea socavada, ", dice Nils Brede Moe." Esto, a su vez, puede reducir el intercambio de información y la retroalimentación, carga de trabajo desequilibrada, mayor seguimiento, y puede crear lo que llamamos una "espiral negativa de desconfianza, " él dice.
En particular, los investigadores advierten que los miembros del equipo deben informar a sus colegas cuando inician y cierran la sesión.
"Si está sentado y esperando que alguien conteste, pero no sabes si están conectados o no, no es difícil empezar a preguntarse qué estará haciendo esa persona, "dice Moe." Si les das a todos una idea de cómo estás planificando tu día, como "Salgo a la mitad del día para hacer algunas compras para mis padres, "estas cosas pueden ayudar fácilmente a disipar la desconfianza, " él dice.
Sus hallazgos indican que también es inteligente reservar algo de tiempo para reflexionar sobre cómo está funcionando el trabajo distribuido. Y esto también se aplica al equipo de gestión.
"Lo único seguro cuando de repente tenemos que cambiar la forma en que trabajamos es que tenemos que seguir mejorando para ser eficientes, "dice Moe." Aquellos que se vuelvan los más hábiles en esto terminarán siendo los equipos más efectivos, " él dice.
No todo el mundo puede trabajar al mismo tiempo.
Según Moe, Los desafíos sociales también pueden surgir para socavar el trabajo efectivo desde casa. Si bien algunas personas pueden sentirse solas y desear conversar temprano en la mañana, otros pueden sentir que esto es estresante. Especialmente si compartimos nuestro lugar de trabajo en casa con otro adulto y tenemos niños en casa.
"Una forma de resolver esto es llegar a un acuerdo de que dos miembros del equipo siempre deben estar trabajando al mismo tiempo, "dice Moe. De esta manera, los que tienen hijos pueden trabajar después de que los niños se hayan acostado, sin sentir que están 'solos' en el trabajo, ", dice. Este será un factor importante si la situación que vivimos hoy se prolonga durante un período prolongado.
También es importante reservar tiempo para compartir con tus compañeros lo que te ha pasado durante el día, lo que haces además de tu trabajo, y lo que se siente estar solo en casa todo el día.
Moe también anima a las personas a utilizar herramientas de comunicación como Slack, Equipos o Yammer que permiten a los miembros del equipo hacer preguntas y compartir información sobre lo que están haciendo sus colegas.
No te olvides de los nuevos empleados
Un desafío del que los investigadores han sido muy conscientes en las últimas semanas es el llamado "onboarding" de nuevos empleados. Sin embargo, Si un nuevo colega se une al equipo, es importante no posponerlo solo porque no pueda reunirse con sus colegas cara a cara.
"De hecho, animamos a dar la bienvenida a nuevos empleados a equipos que funcionen bien. Solo asegúrese de que tengan un mentor que pueda supervisarlos, ", dice Moe." También es una buena idea establecer reuniones virtuales en las que los nuevos empleados puedan conocerse entre sí en una etapa temprana y establecer sus propias redes. " él dice.
Una jornada laboral más eficaz
Christine Wald-Jacobsen es jefa del departamento de experiencia del usuario en el banco Sbanken, y es responsable de dos equipos de desarrolladores y un llamado equipo UX. (Los equipos de UX trabajan con la experiencia del usuario. Nota del editor)
"El jueves pasado, todos recibieron pautas claras sobre cómo trabajar desde casa, ", dice Wald-Jacobsen." Tenemos la intención de tener una reunión llamada "Slack-up" a las nueve de la mañana, y otro a las tres de la tarde para reflexionar sobre cómo nos sentimos con respecto al día, ", dice y continúa explicando." Slack-up es una breve reunión matutina que se facilita mediante la herramienta de comunicaciones remotas de Slack, diseñado para información escrita, " ella dice.
"En las reuniones de la mañana, todos informan sobre lo que pretendemos hacer durante el día y si necesitamos o no asistencia. También notificamos cualquier obstrucción en la forma de hacer nuestro trabajo de manera eficiente. Por ejemplo, podría haber algún aspecto de la tecnología o algo más que deba resolver "dice Wald-Jacobsen.
Ella dice que están modificando sus procesos de trabajo todo el tiempo. Algunos equipos ahora tienen videoconferencias diarias por la mañana, mientras que la reunión de reflexión de la tarde se ha convertido en un evento semanal.
Un desafío típico al trabajar de esta manera es que la comunicación ahora se realiza principalmente por escrito, "dice Wald-Jacobsen.
"Las discusiones pueden calentarse porque no siempre nos entendemos completamente. A menudo puede ser difícil dar comentarios constructivos, ya veces las personas experimentan la retroalimentación como una crítica. Por ejemplo, Tuve que pedirles a los miembros del equipo que repasen su discusión en video para aclarar cualquier malentendido y mantener la calma en los intercambios de Slack. " ella dice.
Sin embargo, los resultados de esta forma de trabajar han sido muy satisfactorios.
"Muchos equipos sienten que experimentan una jornada laboral más eficaz. Entregamos mucho más y mucho más rápido, "dice Wald-Jacobsen.
