Aparece un correo electrónico en su pantalla. Es un cliente que comparte una actualización del proyecto. Aparece un mensaje de Slack. Es tu jefe quien hace una pregunta. Suena una alerta de texto. Un colega quiere saber si asistirá a una reunión.

¿Suena familiar? Las personas están cada vez más asediadas en el trabajo por interrupciones a través del correo electrónico, aplicaciones de mensajería, redes sociales y encuentros en persona.

Las interrupciones pueden afectar el desempeño de varias maneras, causando una menor productividad, más errores y peor calidad del trabajo.

Las interrupciones también suelen desencadenar emociones negativas como el enfado y la ansiedad. Las interrupciones frecuentes pueden, tiempo extraordinario, conducir a sentimientos estresantes de sobrecarga, irritación y una sensación de "falta de tiempo":tener demasiado que hacer y no tener suficiente tiempo.

Sin embargo, las interrupciones son una parte necesaria de la vida laboral, dado que las necesidades de comunicación son a menudo impredecibles y urgentes. Y respondiendo a las interrupciones cualquier canal por el que vengan, se ha convertido en una responsabilidad fundamental para la mayoría de los trabajos.

Como experto en interacciones interpersonales y uso del tiempo en organizaciones, Quería entender por qué las interrupciones suelen ser tan estresantes. Trabajando con uno de mis estudiantes de doctorado, Diseñé un estudio que se centró en las experiencias de las personas al ser interrumpidas.

Nuestro estudio, que se encuentra actualmente en revisión, descubrió que las interrupciones pueden provocar emociones positivas en lugar de negativas, dadas las circunstancias adecuadas.

Interrupciones sorprendentemente positivas

En nuestro estudio, Le pedimos a 35 participantes que hicieran un seguimiento de sus interrupciones durante el transcurso de una jornada laboral completa.

Los participantes abarcaron múltiples industrias y tenían títulos variados. Todos trabajaban a tiempo completo y usaban dispositivos electrónicos con regularidad como parte de sus trabajos.

Los participantes registraron detalles como lo que sucedió durante cada interrupción, quién los interrumpió y cuánto duró cada interrupción. También anotaron las emociones que experimentaron y anotaron una explicación para esos sentimientos.

Como esperábamos la mayoría de los participantes fueron interrumpidos con frecuencia durante el día. Colectivamente, informaron un total de 256 interrupciones.

El día después de que registraron sus interrupciones, entrevistamos a los participantes. Solicitamos más información sobre cada interrupción para aclarar y enriquecer nuestra comprensión de por qué había provocado las emociones que el participante había registrado. Por ejemplo, indagamos más sobre la tarea que interrumpieron al participante y qué más estaba sucediendo en el momento de la interrupción.

Dado que la investigación anterior ha enfatizado abrumadoramente los aspectos negativos de las interrupciones, nos sorprendió cuando nuestro estudio reveló que muchas interrupciones se experimentaron positivamente.

Aproximadamente el 30% de las interrupciones que analizamos se asociaron con sentimientos como la emoción y la felicidad. Más del 75% de nuestros participantes registraron al menos una interrupción positiva.

Intrigado por estos hallazgos inesperados, utilizamos nuestros datos para averiguar qué hace que una experiencia de interrupción sea buena en lugar de mala.

Tiempo y tiempo

Resulta que las diferencias en las experiencias de interrupción pueden explicarse en gran parte por las creencias de las personas sobre el tiempo.

Así como muchos de nosotros en las culturas occidentales pensamos en el tiempo como un mercancia valiosa, las personas que son interrumpidas en el trabajo consideran, a menudo inconscientemente, las formas en las que una interrupción las obliga a modificar la forma en que usan su tiempo.

Por ejemplo, los participantes de nuestro estudio juzgaron las interrupciones en términos de su "valía en el tiempo". Es más probable que las interrupciones que se consideran "dignas de tiempo" provoquen emociones positivas.

Las interrupciones son "dignas de tiempo" si involucran tareas que se consideran de alta prioridad, relevante para otros proyectos en curso y claramente dentro del alcance de los trabajos de los empleados. Que nuestros participantes consideren si una interrupción vale su tiempo tiene sentido dado que a las personas les importa más progresar en un trabajo significativo.

También aprendimos que el tiempo de interrupción juega un papel importante en las respuestas emocionales de las personas. Las interrupciones generalmente se asocian con sentimientos positivos si se evalúan en el momento oportuno.

Las interrupciones oportunas son aquellas que surgen cuando los empleados no están profundamente absortos en otra tarea o necesitan un descanso de su tarea actual. Nuestros hallazgos se hacen eco de estudios anteriores, que han descubierto que las interrupciones inoportunas tienen más probabilidades de obstaculizar el desempeño laboral.

Finalmente, las interrupciones más breves generalmente provocan emociones positivas en lugar de negativas. Las interrupciones más prolongadas ocupan más tiempo del que las personas habían asignado mentalmente a las tareas planificadas.

Las relaciones y la carga de trabajo también importan

Otro hallazgo que surgió de nuestro estudio fue la importancia de las relaciones entre las personas. Aunque esto no parezca tan sorprendente, los investigadores aún no han explorado los aspectos interpersonales de las interrupciones.

Los individuos sienten emociones positivas si les agrada o respetan a la persona que los interrumpió. En algunos casos, el gusto personal puede generar una buena experiencia incluso si una interrupción se considera una "pérdida de tiempo, "mal programado o demasiado largo.

En cambio, si a las personas no les gusta o no respetan a la persona que las interrumpe, es más probable que las interrupciones generen sentimientos negativos. Esto es particularmente cierto si la persona que interrumpe tiene un historial de entrometerse con frecuencia en preguntas o tareas sin importancia.

También descubrimos que las cargas de trabajo generales de los empleados influyen en las experiencias de interrupción. Si se producen interrupciones cuando no tienen mucho que hacer, les resulta menos estresante trabajar en algo inesperado. Pueden volver a las tareas planificadas en el futuro sin temor a perder una fecha límite o trabajar horas adicionales.

Sin embargo, cuando los empleados tienen cargas de trabajo más pesadas, sienten fuertes sentimientos de presión de tiempo, lo que significa que es más probable que cualquier interrupción cause emociones negativas.

Qué pueden hacer las organizaciones y los empleados

Mi investigación sobre las interrupciones me ha hecho mucho más optimista sobre la difícil situación de quienes se enfrentan a frecuentes interrupciones en el trabajo.

Creo que hay formas de mejorar las interrupciones para quienes están en el extremo receptor. Otros investigadores en administración han sugerido crear períodos de tiempo libre de interrupciones u ofrecer a los empleados una "cuota" de tiempo ininterrumpido que puedan usar de manera flexible.

Nuestra investigación sugiere algunos enfoques adicionales potencialmente útiles. Por ejemplo, Los programas de capacitación organizacional podrían enseñar a los empleados a ser más conscientes de cómo, cuándo y por qué interrumpen a los demás.

Los gerentes también pueden modelar un comportamiento de interrupción "saludable". Si reservan las interrupciones para tareas valiosas y brindan retroalimentación positiva a los subordinados que hacen lo mismo, pueden cambiar lentamente la cultura de sus grupos de trabajo.

Los propios empleados pueden desactivar las alertas de comunicación, Colóquense los auriculares y silencian sus teléfonos cuando están concentrados en una tarea que requiere mucha reflexión o se enfrentan a una fecha límite ajustada.

Sin embargo, a menos que los líderes y gerentes apoyen abiertamente este comportamiento, será difícil para los empleados hacerlo individualmente.

Este artículo se ha vuelto a publicar de The Conversation con una licencia de Creative Commons. Lea el artículo original.