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Conoces a esa persona que siempre parece adelantarse a sus plazos, a pesar de estar inundado? ¿Los miras con envidia y te preguntas cómo lo hacen?
"Independientemente de la ubicación, industria, u ocupación, la productividad es un desafío al que se enfrenta todo profesional, "dice Robert Pozen, profesor titular de la MIT Sloan School of Management.
Como parte de su investigación en curso y con la ayuda del estudiante universitario del MIT Kevin Downey, Pozen encuestó a 20, 000 personas auto-seleccionadas en administración de seis continentes para aprender por qué algunas personas son más productivas que otras.
La herramienta de encuestas apodado el índice de productividad de Pozen, consta de 21 preguntas divididas en siete categorías:planificación de su horario, desarrollar rutinas diarias, hacer frente a sus mensajes, haciendo mucho, mejorar sus habilidades de comunicación, llevar a cabo reuniones efectivas, y delegar en otros. Estos hábitos y habilidades particulares son fundamentales para el programa de educación ejecutiva Sloan del MIT de Pozen, Maximizar su productividad:cómo convertirse en un ejecutivo eficiente y eficaz, y su libro más vendido, "Productividad extrema:mejore sus resultados, Reduzca sus horas ".
Después de limpiar los datos, Pozen y Downey obtuvieron un conjunto completo de respuestas de 19, 957 encuestados. Aproximadamente la mitad eran residentes de América del Norte; otro 21 por ciento eran residentes de Europa, y el 19 por ciento eran residentes de Asia. El 10 por ciento restante incluía a residentes de Australia, Sudamerica, y Africa.
Identificaron los grupos de personas con las calificaciones de productividad más altas y encontraron que los profesionales con las calificaciones más altas tendían a desempeñarse bien en los mismos grupos de hábitos:
Los resultados también fueron interesantes cuando se analizaron según los datos demográficos de los participantes de la encuesta.
Geográficamente el puntaje de productividad promedio para los encuestados de América del Norte estaba en el medio del paquete, aunque los estadounidenses tienden a trabajar más horas. De hecho, el puntaje norteamericano fue significativamente más bajo que el puntaje promedio de productividad para los encuestados de Europa, Asia, y Australia.
La edad y la antigüedad estaban altamente correlacionadas con la productividad personal:los profesionales mayores y más experimentados registraron puntajes más altos que los colegas más jóvenes y más jóvenes. Los hábitos de estos encuestados de mayor edad incluyeron el desarrollo de rutinas para actividades de bajo valor, gestionar el flujo de mensajes, llevar a cabo reuniones efectivas, y delegar tareas a otros.
Si bien los puntajes generales de productividad de hombres y mujeres profesionales fueron casi los mismos, Hubo algunas diferencias notables en cómo mujeres y hombres lograron ser tan productivos. Por ejemplo, las mujeres tendían a puntuar especialmente alto cuando se trataba de organizar reuniones efectivas, reduciendo las reuniones a menos de 90 minutos y terminando con un acuerdo sobre los próximos pasos. Por el contrario, a los hombres les fue particularmente bien lidiar con un gran volumen de mensajes, sin mirar sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y omitiendo los mensajes de bajo valor.
Hacer frente a su avalancha diaria de mensajes
Si bien está claro que la capacidad de lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada es clave para la productividad, cómo se logra esto puede ser menos claro para muchos de nosotros, que nos estremecemos ante nuestra continua acumulación de correos electrónicos.
"Todos tenemos tantas cosas pequeñas, como correo electrónico, que nos abruma, y terminamos dedicándole un tiempo precioso, "dice Pozen." La mayoría de nosotros mira el correo electrónico cada tres o cinco minutos. En lugar de, mira cada hora o dos, y cuando miras, mira solo el tema y el remitente, y, en esencia, omite entre el 60 y el 80 por ciento, porque la mayoría de los correos electrónicos que recibe no son muy útiles ". Pozen también alienta a responder correos electrónicos importantes de inmediato en lugar de marcarlos y luego encontrarlos nuevamente más tarde (u olvidarlos por completo), además de marcar contactos importantes y hacer un amplio uso de filtros de correo electrónico.
Sin embargo, Pozen enfatiza que administrar los correos electrónicos entrantes, si bien es una habilidad importante, debe combinarse con otros, hábitos más amplios para ser efectivos, como definir sus prioridades más altas. Advierte que sin un conjunto específico de objetivos que perseguir, tanto personales como profesionales, muchas personas ambiciosas dedican poco tiempo a actividades que realmente apoyan sus principales objetivos.
Más consejos para maximizar su productividad
Si quiere ser más productivo, intente desarrollar los "grupos de hábitos" demostrados en los resultados de la encuesta de Pozen y poseídos por los profesionales más productivos. Esto incluye:
La herramienta de encuestas de Pozen todavía está disponible en línea. Quienes lo completen recibirán un informe de comentarios que ofrece consejos prácticos para mejorar la productividad. También puede aprender de primera mano de Pozen en su programa de Educación Ejecutiva del MIT, "Maximizar su productividad personal".
Esta historia se vuelve a publicar por cortesía de MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un sitio popular que cubre noticias sobre la investigación del MIT, innovación y docencia.
