Trabajar en varios proyectos es la norma para la mayoría de los trabajos en estos días. De hecho, más del 80 % de los empleados hacen malabarismos con varios proyectos de trabajo a la vez, según una investigación reciente.

Dichos arreglos son generalizados, con el 59 % de los empleados trabajando en entre dos y cinco proyectos, el 11 % en seis a diez proyectos y el 15 % en más de diez a la vez. La lógica detrás de la asignación de empleados a múltiples proyectos a menudo se presenta como un aumento de la productividad, pero es simplemente una forma de ahorrar tiempo, dinero y recursos para las empresas.

Entonces, ¿son estas prácticas laborales realmente beneficiosas para las empresas, sin mencionar a los empleados y los proyectos en los que trabajan? Después de la pandemia de COVID-19, a medida que continuamos debatiendo las demandas laborales excesivas, las presiones profesionales y la satisfacción laboral (es casi seguro que haya escuchado sobre el fenómeno de "renunciar en silencio", cuando los empleados hacen lo mínimo para permanecer en el nómina) este es un tema importante para discutir.

Y, de hecho, nuestra nueva investigación muestra que trabajar en demasiados proyectos en realidad perjudica el rendimiento y no es beneficioso para los empleados, proyectos o empresas. Llegamos a esta conclusión después de colaborar con un fabricante de bombas hidráulicas líder en el mundo que tiene alrededor de 20 000 empleados en más de 50 países.

Examinamos los registros detallados de los proyectos de esta empresa, incluidos los indicadores (u objetivos) de rendimiento clave mensuales, las responsabilidades de los empleados y la información de asignación de tiempo. A continuación, estudiamos los registros de recursos humanos de la empresa y otros registros laborales para recopilar información adicional sobre sus empleados. Las personas que estudiamos variaban en rango, experiencia, género, función y ubicación. Con el uso de modelos estadísticos, descubrimos por qué y cómo se puede alcanzar la carga de trabajo óptima cuando se asigna a varios proyectos.

Límite de cinco proyectos

Después de observar a cientos de empleados en esta gran multinacional durante varios años, descubrimos que hacer malabarismos con más de cinco proyectos simultáneos puede ser perjudicial para cumplir con los plazos de los proyectos. Pero trabajar en menos de cinco proyectos puede impedir que las personas alcancen la máxima productividad.

Cuando se trabaja en menos proyectos, hay más posibilidades de que se pierda tiempo por estar inactivo. Por ejemplo, si otros miembros del equipo no entregan sus aportes a tiempo, puede pasar a trabajar en una tarea para un proyecto diferente mientras espera.

Trabajar en múltiples proyectos puede ayudar a todo tipo de trabajadores a desarrollar prácticas laborales más efectivas. Por ejemplo, los ingenieros pueden implementar procesos de colas automatizados y los cirujanos pueden desarrollar esquemas de prioridad flexibles cuando trabajan con múltiples pacientes. En otras palabras, los empleados se benefician de las soluciones creativas cuando trabajan en varios proyectos, lo que les permite hacer más en menos tiempo.

Así que tener muy pocos proyectos no es bueno. ¿Qué hay de demasiados? Descubrimos que los empleados con más de cinco proyectos pueden experimentar falta de concentración y capacidad cerebral sobrecargada. Por ejemplo, dichos empleados pueden tener dificultades para estar presentes en el momento. Esto se llama "residuo de atención" y se ha demostrado que está presente en todo lo que hacemos. Entonces, la próxima vez que su jefe le pida que participe en otra llamada de Zoom para discutir un nuevo proyecto, nuestra investigación muestra que debe pensarlo dos veces antes de aceptar.

Condiciones ideales

Si bien tener cinco proyectos puede ser ideal, no todos los empleados y empresas tienen opciones. La buena noticia es que nuestra investigación también apunta a tres condiciones clave para un mejor manejo de múltiples proyectos de trabajo.

1. quien eres

La investigación muestra que la especialización profunda en una tarea puede permitir que los empleados trabajen de manera más eficiente. Piense en un especialista en logística que tenga una combinación de educación relevante y experiencia laboral en cadenas de suministro. Puede utilizar las mismas prácticas en todos los proyectos sin necesidad de "reinventar la rueda". Del mismo modo, un ingeniero que sabe todo acerca de un determinado tipo de software puede comprender más rápidamente los requisitos de cada nuevo proyecto relacionado con ese sistema.

2. En qué proyectos trabajas

Proyectos similares pueden requerir soluciones casi idénticas que pueden repetirse una y otra vez. Por ejemplo, si un escritor trabaja en tres o cuatro proyectos dirigidos a una audiencia similar, puede usar las mismas plantillas o herramientas para ejecutar ciertas tareas.

3. Con quién trabajas

Ver caras conocidas en múltiples proyectos ahorra tiempo en presentaciones largas, malentendidos y aclaraciones, según nuestra investigación. Los colegas que se conocen pueden confiar en las experiencias compartidas y utilizar las mejores prácticas del pasado.

Al final, trabajar en demasiados proyectos perjudica a los empleados, proyectos y empresas. Afecta la productividad y la moral de los empleados y puede provocar agotamiento. Entonces, en lugar de sobrecargar a los empleados, los gerentes deben mejorar la forma en que asignan su tiempo.

Esto crea una situación de ganar-ganar para los empleados y las empresas. Las empresas aún pueden tener personas trabajando en múltiples proyectos. Pero para equilibrar la productividad y las demandas de los empleados, pueden asignar trabajadores más especializados a proyectos simultáneos que involucren rostros familiares y demandas similares. Y así es como el trabajo en equipo hace que el sueño funcione.