¿Cómo pueden las empresas incorporar y socializar mejor a las nuevas contrataciones en equipos virtuales? ahora que tantos están trabajando de forma remota? Aquí, los investigadores comparten sus consejos. Crédito:iStock / Chainarong Prasertthai
Ahora que "todo el mundo" trabaja desde casa, Puede ser un desafío para las empresas contratar e incorporar nuevos empleados. ¿Cómo pueden los nuevos empleados ser productivos y sentir que pertenecen al lugar de trabajo cuando trabajan desde casa? Según los científicos, existen buenas pautas para hacer frente a esto y, por lo tanto, no hay razón para retrasar la acción.
Inducción, o socialización organizacional, es un proceso que ayuda a los recién llegados a convertirse en miembros integrados de su nueva organización. Pueden ser empleados nuevos que ingresan a una empresa, una persona que cambia de trabajo internamente en una organización, o un consultor que está entrando en un nuevo proyecto en las instalaciones de un cliente. Todos ellos se integrarán en un nuevo departamento o una nueva área de especialización.
El brote de coronavirus y las subsiguientes medidas de control de infecciones han hecho que los empleados trabajen de forma remota, lo que ha creado una situación desafiante para la incorporación tradicional de nuevos empleados. Sin embargo, La incorporación (recibir nuevos empleados) en un entorno de equipo virtual no es nada nuevo.
"Muchas empresas tienen una amplia experiencia en hacer esto, por ejemplo, en proyectos de TI que existen virtualmente y en redes globales, donde todos trabajan desde diferentes ubicaciones. También se han elaborado directrices basadas en investigaciones sobre el tema. Sin embargo, La incorporación a equipos virtuales a menudo requiere un enfoque más estructurado que lo que suele ser el caso de los equipos co-localizados. "dice Nils Brede Moe en SINTEF.
Y esto se aplica a las personas que son nuevas en una organización o alguien que está a punto de participar en un nuevo proyecto o una nueva parte de un negocio. A través del proceso de incorporación, los nuevos miembros aprenderán las habilidades, conocimiento y comportamiento necesarios para tener éxito y ser productivo en su trabajo.
Cuanto más rápido consiga incorporar a un nuevo empleado, cuanto más rápido la persona pueda contribuir de manera productiva a la nueva organización o función. El nuevo empleado también experimentará una sensación de dominio más rápido, lo que a su vez aumenta su motivación y satisfacción laboral.
El tiempo es dinero, las demoras pueden ser costosas
Moe ha realizado una investigación considerable sobre cómo trabajamos juntos en empresas de tecnología que utilizan equipos autónomos, y no menos importante cómo trabajamos con proyectos que no requieren que estemos sentados en estrecha proximidad física entre nosotros.
Dice que no hay razón para retrasar el proceso de incorporación:
Muchos proyectos y empresas se demoran cuando se trata de incorporar nuevos empleados, lo que a su vez significa que las iniciativas clave se retrasan, que las personas no se pongan al día para que puedan empezar a trabajar antes, o que las empresas no muevan los recursos a nuevas áreas clave de manera eficaz. En lugar de contratar, las empresas están empezando a reducir su tamaño, y se reduce la creación de valor total.
"Ahora seguimos escuchando sobre proyectos que se retrasan o cancelan, proyectos que puedan tener un gran impacto social o empresarial para los grupos de interés con los que trabajamos, "dice Moe.
Su consejo para las empresas es que deben "ponerse manos a la obra" y buscar formas innovadoras de contratar nuevos empleados y hacer despegar los proyectos.
"La pregunta principal es cómo las empresas pueden incorporar y socializar mejor a los nuevos empleados en equipos virtuales que no se sientan juntos físicamente, " él dice.
Haciendo una nueva normalidad
Un nuevo miembro del equipo debe estar familiarizado con las rutinas diarias y las prácticas comunes del equipo. Se le debe mostrar dónde encontrar información, a quién puede pedirle que le dé esa información, y cuál sería el mejor medio para adquirirlo. También es importante obtener una introducción a la cultura organizacional y las normas en el lugar de trabajo:cómo debe trabajar e interactuar socialmente con el equipo, y cómo puede tener éxito en su función y crecer dentro de la organización.
"Hemos estudiado la incorporación en equipos virtuales. Según nuestros hallazgos, podemos ofrecer algunas sugerencias sobre cómo se puede llevar a cabo la incorporación en las circunstancias actuales. Usamos un modelo bien conocido de Talya N. Bauer en nuestra investigación, "dice Moe.
Aquí hay seis recomendaciones de los investigadores a las empresas que están contratando personal nuevo en la época de la corona:
Durante el reclutamiento
"El reclutamiento es más que una revisión de currículums y entrevistas para evaluar la competencia e idoneidad del candidato. Es igualmente importante proporcionar buena información sobre el trabajo en cuestión, ya que el objetivo es establecer expectativas adecuadas para el nuevo empleado y cumplirlas.
Consejo:El equipo que incorporará nuevos miembros debe participar activamente en los procesos de incorporación, y eso significa participar también en la contratación. Los miembros del equipo que participan en el reclutamiento tienen una actitud mucho más positiva hacia el proceso de incorporación. Cuando un equipo puede influir en quién está siendo contratado, fortalecerá aún más la autonomía del equipo. El director del equipo, El gerente técnico y el propietario del producto deben ser parte de este proceso.
Cree un programa introductorio que ayude a los nuevos empleados a comprender los aspectos más críticos de su nuevo trabajo y del negocio. También debe tocar la cultura de la empresa y los valores de la empresa. Por ejemplo, el sector bancario es una industria altamente regulada, lo que hace que sea importante enseñar a los empleados sobre los requisitos legales y reglamentarios.
Sugerencia:proporcione una introducción completa de lo que está haciendo su empresa y sus soluciones técnicas. Empiece a resolver tareas reales lo antes posible. El recién llegado no debe pasar demasiado tiempo en el banco de la escuela. Esto significa que deben resolver las asignaciones de trabajo junto con otros en una etapa temprana.
Proporcione una introducción completa al personal clave y dónde se pueden encontrar varios recursos en línea.
Crea una herramienta de apoyo
La herramienta de apoyo debe consistir en un plan escrito:un documento formal con cronogramas, objetivos responsabilidades y recursos de apoyo para todos los nuevos empleados. Este plan juega un papel importante en aclarar las expectativas y brindar acceso a recursos útiles, idealmente con la ayuda de listas de verificación de alta calidad.
Consejo:todos los miembros del equipo virtual y los miembros clave del personal deben estar familiarizados con el plan. También debe proporcionar una descripción general de cuestiones prácticas como el acceso, seguridad, no divulgación y cómo utilizar diversas herramientas y equipos, y cómo deben proporcionarse al empleado equipos como una computadora y un teléfono en una organización virtual.
Hablen entre sí y brinden retroalimentación
Los nuevos empleados necesitan retroalimentación y orientación continuas para comprender su función. Durante la incorporación real, esto es una responsabilidad mutua:el recién llegado debe buscar activamente comentarios, y el gerente debe proporcionar retroalimentación con regularidad.
Consejo:organice videollamadas individuales:con el mentor, gerente del equipo e idealmente varias otras personas del equipo. El equipo debe conectarse entre sí a menudo, preferiblemente a diario, y reflexionar sobre las experiencias adquiridas durante la fase inicial, con el objetivo de descubrir qué funciona y qué no, y fortalecer el equipo. Cuando el nuevo empleado se sienta más seguro, se sentirá más cómoda haciendo preguntas que son importantes para aclaraciones rápidas. Tenga en cuenta que estar equipado con las herramientas adecuadas para las reuniones virtuales es fundamental.
También sería prudente tener un sistema que muestre con qué están trabajando todos en todo momento, por qué lo están haciendo, y cuando tengan tiempo para hablar de ello.
¡Practiquen juntos!
Establecer actividades de formación que impliquen asignaciones profesionales y tareas vinculadas a la cooperación y la comunicación, alineado con las habilidades y los requisitos laborales del empleado. Sería una buena idea proporcionar un portal de formación virtual dedicado o una descripción general de herramientas útiles.
Consejo:Las actividades de formación deben realizarse con regularidad. Para la industria de TI en particular, Se deben utilizar métodos de formación eficaces que funcionen a distancia. como la programación por pares, programación de la mafia, Dojo de codificación y revisión de código. Después de cada sesión de capacitación, debe evaluar qué cosas funcionaron y cuáles no.
El entrenamiento y el apoyo son importantes
Tener un buen programa de tutoría parece ser uno de los factores más importantes para los nuevos empleados virtuales. En un estudio en el que los investigadores analizaron la eficacia de tener un mentor en equipos virtuales durante un período de 12 semanas, Se descubrió que el mentor tuvo un impacto significativo después de 5 semanas. (Incorporación en proyectos de código abierto, 2014, Fagerholm, Guinea, Borenstein, Mascar)
Los nuevos empleados con un mentor designado eran cinco veces más activos que aquellos sin un mentor. Para beneficiarse del régimen, no debe terminarse prematuramente. También vale la pena financieramente:los hallazgos de los investigadores sugieren que una curva de formación regular para un nuevo empleado puede llevar hasta dos años. El uso de un mentor puede acelerar el tiempo necesario para volverse completamente productivo.
Otro hallazgo clave es que los nuevos empleados requieren una comunicación informal frecuente con los demás en el proyecto. Aumenta la confianza y facilita que los nuevos empleados se comuniquen directamente con los miembros senior del equipo.
Consejo:Un mentor debe ser una figura central en el equipo y estar muy familiarizado con los aspectos técnicos. No elija un mentor simplemente en función de quién tiene más tiempo de sobra. Sin embargo, el mentor debe poder comprometerse a realizar un seguimiento cercano con el empleado a través de medios digitales, como videoconferencias y mensajes frecuentes uno a uno a través de Slack, Yammer o canales de comunicación informal similares.
Durante la incorporación virtual, el nuevo empleado también debe tener la oportunidad de hablar con otras personas que se encuentren en la misma situación. Por ejemplo, si se están contratando varios empleados nuevos al mismo tiempo (ya sea como nuevos empleados o mediante una consultoría), éstos deben tener una red propia donde puedan discutir y compartir experiencias.
Así es como las empresas noruegas están preparando sus procesos de incorporación en este momento:
Los procesos de contratación de la compañía de ahorros y seguros Storebrand no se han suspendido, a pesar de que trabajar de forma remota se ha convertido en la nueva norma.
"Daremos la bienvenida a 15 nuevos empleados el 1 de abril. Ahora tendremos que hacerlo de una manera ligeramente diferente a la que estamos acostumbrados. En su primer día, Vendrán en persona a nuestra sede de Lysaker para recoger una computadora y su tarjeta de acceso. Desde allí, estarán trabajando virtualmente, "dice Live Leer, jefe de formación y liderazgo en Storebrand.
Ella cree que la incorporación virtual requiere más estructura ahora de lo que suele ser el caso.
"El propósito clave del proceso de incorporación es hacerte sentir rápidamente un sentido de propiedad, orgullo y pertenencia. Los nuevos empleados deben sentir que han hecho una buena elección y que están bien atendidos. incluso si actualmente no podemos reunirnos físicamente, " ella dice.
Storebrand ha resuelto este desafío creando un programa digital para los recién llegados:Smart Start April 2020. Consta de tres puntos clave:
"Es importante que las personas que están incorporadas conozcan a personas de toda la organización, no solo su propio equipo, pero gente de diferentes áreas. También debería haber sistemas para permitir que los nuevos empleados también formen redes y compartan experiencias. "dice Live Leer.
La empresa ya ha establecido algunos cursos obligatorios disponibles en línea, cubriendo temas como el lavado de dinero, trabajo anticorrupción, y ética.
"Todavía no sabemos realmente cómo se desarrollará el proceso de incorporación de nuevas personas a través de un entorno virtual, ya que esta es una nueva experiencia para nosotros. Así que tenemos que ser humildes al respecto Pruébalo, Mida los resultados y aprenda de ellos para realizar los ajustes necesarios. Los nuevos empleados deben ser seguidos de cerca, y la retroalimentación es importante, " ella dice, y agrega:
"El Departamento de Personas (RR.HH. del grupo) y los gerentes de los empleados individuales estarán en estrecho contacto con ellos, de manera digital. Storebrand también está trabajando con los gerentes para incluirlos en el proceso y asegurarse de que todos hagan un seguimiento de nuestras nuevas contrataciones y ayuden se pongan al día lo antes posible, "dice Leer.
La empresa también se mantiene al tanto al medir con frecuencia el compromiso de los empleados. Cada empleado recibe una serie de preguntas para calificar o comentar de forma anónima. que proporciona a los gerentes comentarios frecuentes sobre el desempeño de sus equipos y la capacidad de implementar rápidamente los cambios necesarios para mantener altos niveles de participación en la fuerza laboral de la empresa.
Pausas virtuales para el café y cuestionarios a la hora del almuerzo
En la consultora Kantega, Los preparativos también están muy avanzados. Están interesados en poner en marcha rápidamente a sus consultores en sus diversas asignaciones.
"Esto es importante para los clientes que tienen tareas que deben resolverse, y para los consultores que necesitan participar en asignaciones significativas. No queremos que estén inactivos. Queremos que nuestros consultores disfruten del trabajo y se integren rápidamente en el nuevo equipo. para tener una sensación de dominio y volverse productivo lo antes posible. Es por eso que hemos creado algunas pautas basadas en la investigación y nuestras propias experiencias, "dice Siv Holen de Kantega.
"Nuestro énfasis está en tener un diálogo con nuestros clientes sobre cómo se debe llevar a cabo la incorporación. Es un proceso que ahora requiere un enfoque más estructurado que antes, sin mencionar lo importante que es involucrar a todas las partes.
"Por lo tanto, es importante ponerse de acuerdo sobre quién hace qué, para que el consultor se incorpore y pueda construir rápidamente redes en el sitio del cliente. La gente ya no charla alrededor de la máquina de café, y ese siempre ha sido un gran lugar para hacer preguntas y ponerse al día. Hay mucho conocimiento silencioso en los equipos; consejos y trucos del oficio que en su mayor parte no están documentados, " ella dice.
Holen cree que esto podría contribuir a cambios positivos a largo plazo:
"Lo que estamos haciendo ahora es mejorar en tener una buena estructura para el proceso de incorporación, que traeremos con nosotros después de que esto termine, " ella dice.
Sin embargo, las circunstancias en torno al coronavirus también presentan bastantes desafíos, por ejemplo, el hecho de que ocasionalmente ha sido difícil obtener computadoras de los clientes, que requieren que el consultor trabaje con el equipo del cliente. En muchos lugares, también debe estar físicamente presente en el lugar de trabajo para conectarse a ciertos sistemas.
"En esos casos, necesitamos colaborar y encontrar buenas soluciones que permitan al consultor ponerse en marcha rápidamente ".
La empresa de consultoría está trabajando para establecer un plan de tutoría. El énfasis actual está en la creación de espacios útiles y convenientes para el networking y la formación laboral en la nueva vida cotidiana virtual. Los consultores están acostumbrados a utilizar la programación en pareja como la mejor forma de adentrarse en un nuevo proyecto y conocer a los demás del equipo. Esto es especialmente cierto ahora que todos trabajan desde casa. El aspecto social del lugar de trabajo también es importante y tiene prioridad en la vida cotidiana normal. y ese sigue siendo el caso.
"Mi equipo tiene pausas para el café virtuales todos los días a las 10. Este es un espacio importante para las nuevas personas del equipo. En el almuerzo, realizamos cuestionarios en video en toda la organización de Kantega. Es un proyecto divertido que podría ayudar a aliviar parte de la necesidad de contacto social que todos estamos perdiendo en este momento. "dice Siv Holen en Kantega.
