Los plazos tienden a irradiar un sentido de finalidad existencial, pero los gerentes de proyecto saben que rara vez están escritos en piedra.

Si bien puede parecer contradictorio, aceptar que la incertidumbre podría ser clave para proyectos más exitosos, Los investigadores de la Universidad de Michigan han encontrado.

El equipo ideó una forma de echar un vistazo bajo el capó de los plazos, mapee su incertidumbre y dóblela en un sistema de gestión de proyectos.

"Nuestra sociedad tiende a pensar que los plazos son menos flexibles que otros aspectos de un proyecto, Pero en la realidad, a menudo ese no es el caso, "dijo Tom Logan, estudiante de doctorado de la UM en ingeniería industrial y de operaciones. "Cuando reconocemos eso, nos permite hacer cosas realmente novedosas ".

Logan trabajó en el proyecto con Robert Bordley, profesor de práctica y director de programa en Sistemas Integrativos + Diseño de la Facultad de Ingeniería de la U-M.

En una serie de experimentos que prueban la técnica del equipo, mejoró la tasa de éxito de los proyectos hasta en un 40 por ciento. Esa tasa de éxito mejorada puede manifestarse de diversas formas, incluida una finalización más oportuna, proyectos que se adaptan mejor a sus requisitos originales y mejoran la rentabilidad.

"Una fecha límite es solo otro requisito de las partes interesadas y todos sabemos que los requisitos de las partes interesadas conllevan una cierta cantidad de incertidumbre, ", Dijo Bordley." No podemos eliminar esa incertidumbre, pero a menudo podemos cuantificarlo. Y he descubierto que el valor de hacer eso es muy grande ".

La solución, detallado en un estudio publicado en el Revista europea de investigación operativa , es trabajar con las partes interesadas para comprender la incertidumbre y trabajar con ella en el proyecto como un activo, variable manejable.

La parte difícil es lo primero:los gerentes deben pedir algo más que las fechas de finalización optimistas y pesimistas que forman parte de la técnica de evaluación y revisión de proyectos. la herramienta estadística que sustenta la gestión moderna de proyectos. Esto requiere una reunión honesta con las partes interesadas y un poco de investigación para aprender el razonamiento detrás de esas fechas.

"Las partes interesadas siempre se enfrentan a un conjunto complejo de incertidumbres, pero rara vez se comparten con los directores de proyectos. El objetivo es acercar los dos mundos e incorporar el conocimiento descubierto en el proceso de gestión, "Dijo Bordley.

"Me gusta pedirles a las partes interesadas que piensen en una situación que haría que la fecha límite se adelantara un mes, por ejemplo. Háblame de esa situación Estime la probabilidad de que suceda. Concéntrate en los extremos. De esa manera, terminas con plazos optimistas y pesimistas que son más que simples números ".

Con plazos optimistas y pesimistas en la mano, el siguiente paso es indicar la incertidumbre de la fecha límite dentro del sistema de gestión de proyectos.

Para hacer esto, Bordley dice:agregar un adicional, actividad virtual a un proyecto. La actividad comienza en la fecha de finalización optimista y finaliza en la fecha de finalización pesimista, creando una diana virtual para completar a tiempo. Siempre que el proyecto termine entre las fechas optimista y pesimista, se considera a tiempo. La mayor incertidumbre en la fecha límite, cuanto mayor sea la diana.

El gerente puede entonces tomar decisiones basadas en la incertidumbre del plazo. Una fecha límite menos segura significa un objetivo más amplio y más flexibilidad para concentrar los recursos en otros requisitos del proyecto que son más seguros.

La actividad virtual también se puede ajustar a medida que avanza el proyecto, reduciéndose a medida que se concreta el plazo o aumentando a medida que aumenta la incertidumbre. De cualquier manera, le da al gerente un pronóstico en ejecución de la incertidumbre de la fecha límite y la capacidad de planificar en consecuencia.

"Esta técnica puede evitar que un gerente dedique una gran cantidad de tiempo y recursos en una fecha límite que podría no importar mucho al final, "Dijo Bordley." Si es suave, el gerente puede ver rápidamente que es suave y enfocar los recursos en otros requisitos que tienen menos probabilidades de cambiar ".

Para probar la efectividad de la modificación, el equipo construyó un modelo de computadora que pasó por 1, 000 proyectos simulados. Primero, aplicaron un modelo de gestión de proyectos PERT tradicional que ignora la incertidumbre de los plazos, luego aplicaron su modelo modificado que reconoce la incertidumbre de la fecha límite y ajusta los recursos según sea necesario.