Robert Pozen es una persona muy productiva:profesor senior de Sloan del MIT, se desempeñó como ex presidente de Fidelity Investments, presidente ejecutivo de MFS Investment Management, y como consejero general asociado de la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. Su último libro es "Productividad extrema:mejore sus resultados, Reduzca sus horas, "e imparte el curso de educación ejecutiva Sloan del MIT Maximizando su productividad personal:Cómo convertirse en un ejecutivo eficiente y eficaz.

Pozen compartió consejos de productividad en un seminario web el 16 de enero moderado por el decano asociado de educación ejecutiva de MIT Sloan, Peter Hirst, parte de la serie Innovation @ Work.

"Veo a muchas personas que luchan con su rutina diaria. Esta es la aplicación del sentido común sistematizado, "Dijo Pozen.

Esto es lo que tenía que decir:

Mide la productividad en los resultados, no horas

Las horas son una forma tradicional de realizar un seguimiento de la productividad de los empleados, dijo Pozen, pero esto está desactualizado. En lugar de, piense en la productividad basada en el rendimiento.

"Las horas no son un buen indicador de lo que producimos, ", dijo." Le pregunté a los periodistas:'¿Alguna vez pasaron tres semanas en un artículo que no era bueno? ¿Y has pasado tres días en uno que fue realmente genial? ¿Cuál fue el uso más productivo de su tiempo? '"

Clasifique sus metas y priorice su tiempo

Clasifique sus metas clave para la semana siguiente y el año siguiente. "Muy poca gente hace esto, y es tan importante " él dijo.

Divídalos en oferta y demanda. Por el lado de la oferta:¿Reflejan sus objetivos lo que le gusta y en lo que es mejor? ¿Cuál es el propósito de cada actividad y objetivo? Por el lado de la demanda:¿En qué medida sus objetivos tienen en cuenta las necesidades de su organización?

No te preocupes por las cosas pequeñas

"Tenemos tantas cosas pequeñas que nos abruman, y terminamos usando nuestro tiempo en eso, como correo electrónico. La mayoría de nosotros mira el correo electrónico cada tres o cinco minutos. En lugar de, mira cada hora o dos, y cuando miras, mira solo el tema y el remitente, " él dijo.

Pozen utiliza la técnica "OHIO". El método "Manéjelo solo una vez" significa que cuando lee un correo electrónico, decidir si merece una respuesta. Si es así, responder de inmediato. Pero el 80 por ciento de los correos electrónicos no requieren una respuesta, él dijo.

Si está atascado con una tarea esencial pero servil que simplemente no puede completar, no pospongas las cosas.

"Divídalo en algunas partes fáciles, "Dijo." Empiece con el más fácil. Una vez que empiece y pueda hacer una pieza, te sentirás lo suficientemente bien como para pasar a la siguiente ".

Para proyectos de alta prioridad:comience por el final, no el comienzo

No espere hasta el final de un proyecto para escribir conclusiones, Pozen advirtió. En lugar de, Haga uno o dos días de investigación y formule conclusiones provisionales. Realice una verificación "en pleno vuelo" para revisar, luego saque las conclusiones finales.

"La mayoría de las personas pasan seis o siete semanas recopilando datos, hablando con la gente, y luego, en la última semana o dos, pasan tiempo tratando de sintetizar y encontrar las respuestas clave. Esa es una forma ineficiente de manejar proyectos de investigación, ", dijo." Si esperas, recopilará montones de datos que resultaron ser irrelevantes ".

Toma tiempo para pensar

Incorpora tiempo para la contemplación en tu horario diario. No es necesario programar todas las horas.

"Necesita tiempo de inactividad para pensar; es parte del trabajo de la mayoría de las personas, ", dijo. De esta manera, se asegura de que su día esté alineado con sus objetivos en lugar de gastarlo en reuniones.

Ser aburrido

El ex presidente Barack Obama viajaría con algunos trajes azules, Pozen dijo:para que no se atascara con las elecciones de moda. Elimine las variables de su rutina:qué ponerse, qué comer en el desayuno y hacerlo predecible para reducir el tiempo de toma de decisiones.

"En la mañana, trata de ser una persona aburrida, " él dijo.

Vete a casa

"Todos los días no pueden ser una emergencia, ", dijo. Rara vez hay una razón para quedarse en el trabajo más allá de la hora de la cena. Llegue a casa a una hora razonable y cene con su familia. Desenchufe los dispositivos electrónicos. No tome llamadas telefónicas ni correos electrónicos, él dijo.

"Detente en la puerta y revisa tus correos electrónicos, así que para cuando estés en la cena, puedes concentrarte [en tu familia] durante dos o tres horas, " él dijo.

A menudo, la gente tiene miedo de irse temprano porque otros empleados podrían juzgarla.

"A veces, la gente se enorgullece de tener tiempo de cara, y creen que los hace productivos. A veces, las personas tienen miedo de irse a las 5:30 incluso si terminan porque las miran de manera extraña. ", dijo." Pero esas personas podrían haber estado jugando videojuegos o en reuniones todo el día ".