¿Cree que el correo electrónico se interpone en tareas más importantes en el trabajo, o que revisar su bandeja de entrada solo unas pocas veces al día es el enfoque más eficiente?

Una nueva investigación realizada por un experto en correo electrónico de la Universidad de Kingston de Londres está desafiando algunas de las creencias comunes sobre la mejor manera de administrar y usar los correos electrónicos en el lugar de trabajo.

Dra. Emma Russell, Jefe del Grupo de Investigación de Bienestar en el Trabajo en Kingston Business School en Londres, llevó a cabo una revisión extensa de la literatura sobre las estrategias que las personas utilizan para administrar su correo electrónico laboral. Luego, se revisaron los temas emergentes en entrevistas con un grupo de adultos que trabajan para descubrir cómo funcionan estos enfoques en la práctica.

Encargado por los expertos en el lugar de trabajo del Reino Unido Acas, Los resultados del estudio se están utilizando ahora para proporcionar información imparcial y orientación a empleadores y empleados. Además de conducir al desarrollo de una serie de consejos importantes para los empleados, la investigación también cuestionó la efectividad de las percepciones populares sobre el uso del correo electrónico.

Un ejemplo de ello fue la creencia de que el correo electrónico era una distracción de la vida real que le hacía perder el tiempo. trabajo importante, cuando en realidad, solo una pequeña proporción de los correos electrónicos enviados y recibidos en el trabajo no son críticos para el trabajo, Dijo el Dr. Russell.

"La gente usa el correo electrónico para ayudarles a hacer su trabajo, ", explicó el experto en psicología ocupacional." La mayoría de las personas dicen que no podrían imaginarse poder hacer su trabajo de manera efectiva sin él, y muy pocos envían correos electrónicos no relacionados con el trabajo durante su jornada laboral ".

Otro mito desafiado por la investigación fue que el correo electrónico obstaculiza el desarrollo de relaciones laborales sólidas entre colegas, mientras que en realidad, solo refleja la cultura existente en el lugar de trabajo, Añadió el Dr. Russell.

"La forma en que se utilizan los correos electrónicos tiende a reflejar la cultura de una organización, por ejemplo, los usuarios de correo electrónico mostrarán una etiqueta de correo electrónico deficiente, y copiar a las personas en mensajes para responsabilizar a los demás, si existe una cultura de la culpa. Cuando la cultura de la confianza es buena, el correo electrónico se utiliza para forjar relaciones nuevas y gratificantes ".

Mientras tanto, la idea de que las personas solo deberían revisar su correo electrónico unas pocas veces al día fue otra práctica común que resultó ser contraproducente. En lugar de, Revisar y procesar correos electrónicos regularmente durante el día permite a los trabajadores priorizar y controlar su carga de trabajo de manera efectiva, y evita las implicaciones negativas de una acumulación de tareas en la bandeja de entrada. Dijo el Dr. Russell. "La clave aquí es no permitir que el correo electrónico interrumpa su trabajo, pero para elegir cuándo se hacen esos controles, " ella añadió.

La investigación la llevó a identificar tres temas clave con los que se relacionan las estrategias:la cultura del correo electrónico en la que opera un usuario, la formación de comportamientos a medida que la tecnología se ha desarrollado con el tiempo, y diferencias individuales relacionadas con las características y percepciones de las personas.

Los resultados de la investigación ahora le han permitido al Dr. Russell recopilar una serie de consejos importantes para administrar eficazmente el correo electrónico en el trabajo. "Está claro que no existe un conjunto único de estrategias que mejore universalmente nuestra productividad y bienestar en el trabajo, ", dijo." Pero usar solo algunos de estos consejos podría mejorar significativamente la forma en que administramos nuestro correo electrónico, y ayúdanos a sentirnos más en control. Los indicadores se basan lo suficiente en la investigación para proporcionar algunos consejos útiles ".

Rachel Pinto, gerente sénior de investigación de Acas, quien encargó la investigación, dijo que el correo electrónico era una parte integral de la vida laboral de muchas personas, por tanto, era fundamental desarrollar estrategias para afrontarlo de forma eficaz. "La investigación sugiere que los empleadores y los empleados pueden beneficiarse de revisar sus comportamientos y prácticas de correo electrónico para ayudar a administrar las bandejas de entrada y garantizar que los correos electrónicos no se conviertan en una fuente de estrés, ", dijo." En el futuro, Acas utilizará esta investigación para ayudar a informar y desarrollar nuestra guía para ayudar a los lugares de trabajo a desarrollar relaciones y entornos laborales positivos ".

Los mejores consejos del Dr. Russell para administrar el correo electrónico en el trabajo:

• Trate y borre el correo electrónico cada vez que lo revise. No solo lo leas pero actúa en consecuencia - archívala, marcarlo, bórralo. Al reducir el desorden de la bandeja de entrada, la gente dice sentirse menos sobrecargada.
• Desactive las alertas por correo electrónico. Las interrupciones pueden tener un impacto negativo en nuestra eficiencia, pero asegúrese de iniciar sesión con regularidad, una vez cada 45 minutos aproximadamente, para estar al tanto del correo electrónico y de las nuevas prioridades de trabajo.
• Utilice la función de 'envío diferido' cuando envíe un correo electrónico fuera del horario de atención, para que los destinatarios solo reciban su correo electrónico durante el horario laboral normal. Esto significa que mientras aprovecha la flexibilidad del correo electrónico, no está imponiendo esto al destinatario.
• Revise sus estrategias personales de correo electrónico:¿tienen un propósito y son eficientes o son habituales y reaccionarias? Muchas personas se dedican a la uso reactivo del correo electrónico que puede evitar la toma de decisiones y el pensamiento más estratégicos.

El Dr. Russell ha estado estudiando el comportamiento del correo electrónico en el lugar de trabajo y su impacto en el bienestar público durante más de 12 años y anteriormente ha realizado investigaciones sobre cómo las prácticas de correo electrónico de los trabajadores diligentes los hacen infelices y menos efectivos.