En mayo de este año, estábamos convocando una conferencia de ensueño:140 académicos de ideas afines en una isla griega durante tres días y medio para trabajar en un tema que nos importaba:organizarnos de manera sostenible.

Reconocimos la contradicción de viajar a Creta para discutir la organización sostenible. Pero era una larga tradición del Taller de Verano de Estudios de Organización, un taller anual de académicos de la organización, estar allí. El taller de este año se centró en cómo las empresas y otras organizaciones podrían reconfigurarse para operar de formas más ecológicas y socialmente justas.

Entonces, En cambio, intentamos hacer que la conferencia en sí sea sostenible mediante el uso de un lugar sostenible, sirviendo solo comidas vegetarianas, evitando plásticos y aire acondicionado, y fomento de la compensación de carbono.

Entonces el universo nos lanzó una bola curva en forma de COVID-19, lo que nos hizo repensar la organización sostenible. A pesar de una completa falta de experiencia, y sin financiación, decidimos mudarnos en línea. Más de 100 participantes, en 14 zonas horarias, decidió experimentar con nosotros.

Luchamos con algunas decisiones. ¿Cómo lidiar con las zonas horarias? ¿Cómo lidiar con los problemas tecnológicos? Cómo garantizar que la conferencia no solo fuera intelectualmente satisfactoria, pero también contribuyó a las interacciones sociales que profundizaron las discusiones, fomento de colaboraciones, y eso siempre había hecho que el taller de verano fuera tan especial?

¿Y cómo organizar esto en solo unas pocas semanas?

Así que esto es lo que hicimos.

Discusiones grupales y salas de zoom

Decidimos reducir la conferencia a dos días y medio, distribuir la mayoría de las sesiones en las horas que funcionaron para la mayoría de las zonas horarias de los participantes. Pero también nos aseguramos de que hubiera al menos algunas sesiones para aquellos que estaban fuera del corredor temporal principal.

Les pedimos a los autores que publicaran un video de 10 a 15 minutos de su presentación en YouTube una semana antes de la conferencia, que la gente podría ver en su propio tiempo.

Luego organizamos sesiones de Zoom de 50 minutos de alrededor de 18-25 participantes. Cada uno presentó comentarios sobre tres artículos (de cuatro a cinco minutos por artículo, sin usar diapositivas para evitar problemas técnicos). Los autores de los artículos respondieron brevemente:lo que dio lugar a una discusión abierta en el grupo.

En las primeras sesiones, los presidentes de las sesiones a menudo tenían que impulsar las discusiones. Pero las interacciones se volvieron bastante animadas.

Dejamos las salas abiertas después de los 50 minutos y las conversaciones informales que enriquecen los talleres a menudo continuaban.

También incluimos dos sesiones magistrales. Una fue una sesión plenaria para todos (más de 100) participantes de la conferencia, que incluyó discusiones de grupo. Y hubo tres sesiones sociales, en el que los participantes fueron asignados al azar a salas de grupos para que pudieran disfrutar de conversaciones en grupos pequeños (de dos a cinco personas), o únase a conversaciones grupales más grandes.

Beneficios digitales

Aunque echamos de menos las bebidas después del trabajo junto a la piscina en Grecia, Nos sorprendió gratamente descubrir que la conferencia virtual tenía varios beneficios.

No viajar no solo reduce los impactos ambientales, sino también el impacto de la vida laboral, Permitir la participación de algunas personas que de otro modo no hubieran podido, por el tiempo requerido.

Algunos participantes nos dijeron que, por motivos presupuestarios o familiares, solo pudieron asistir a la conferencia porque era virtual.

Si bien las tarifas de la conferencia serán necesarias en el futuro para compensar los costos de organización, Las conferencias virtuales seguirán siendo mucho menos costosas que las presenciales, permitiendo una participación más amplia.

La asignación aleatoria de personas a las salas de grupos para las horas sociales aseguró conversaciones entre personas que de otro modo no habrían interactuado. Aumentó la camaradería durante la conferencia virtual, conduciendo a discusiones estimulantes.

La función de chat durante las charlas permitió a los participantes compartir recursos y conocimientos generados por las charlas de inmediato, que luego podría desencadenar conocimientos adicionales, entre otros. Por ejemplo, la idea de poner en marcha una plataforma Utopia para compartir blogs, Los recursos de enseñanza e investigación se crearon en el chat durante una conferencia magistral. Desde entonces, hemos lanzado esta plataforma.

Los comentarios de los participantes fueron extremadamente positivos, aunque las expectativas probablemente eran bajas.

Imaginamos una mayor variedad de formatos de conferencias en el futuro, incluyendo reuniones virtuales más regulares pero más breves, años alternos de encuentros físicos y modelos mixtos con algunas sesiones virtuales y algunos participantes remotos.

Nuestra experiencia inducida por COVID-19 nos mostró que las conferencias virtuales son prácticas y deseables como un medio para organizarse de manera sostenible y garantizar una participación más democrática.

Este artículo se ha vuelto a publicar de The Conversation con una licencia de Creative Commons. Lea el artículo original.