Dos artículos de la investigación se publican en Archives and Records. y Preservación, Tecnología y Cultura Digital .

Los archivos son de importancia central para el funcionamiento de las democracias, ya que no sólo salvaguardan documentos históricos importantes, sino que también contribuyen significativamente a la transparencia de las instituciones estatales. Especialmente en el período posterior al final de la Guerra Fría, los archivos brindaron al público acceso a documentos e información antes inaccesibles, que desempeñaron un papel importante para aceptar el pasado y proteger el patrimonio cultural.

Recomendación del Consejo de Europa para mejorar el acceso a los archivos

En este contexto, el Consejo de Europa adoptó la Recomendación R(2000)13 en 2000, que proponía una política europea coordinada para un mejor acceso a los archivos junto con posibles medidas para lograrlo.

Para descubrir cómo ha evolucionado el acceso y la libertad de información desde entonces, un equipo de investigadores del Fraunhofer ISI y el Open Society Archive de la Universidad Centroeuropea de Budapest realizaron una encuesta en línea sobre los archivos y sus usuarios, complementada con entrevistas cualitativas con expertos. .

La encuesta estuvo dirigida a los 46 archivos nacionales de los estados miembros del Consejo de Europa, 40 archivos regionales o municipales, así como a 77 instituciones académicas y 103 organizaciones de la sociedad civil que representan a los grupos de usuarios de archivos más importantes.

Los resultados de la encuesta mostraron que, aunque la legislación nacional en la mayoría de los países está actualmente en línea con la Recomendación después de más de 20 años, la accesibilidad real no siempre refleja esto. Por ejemplo, el número de países en los que los archivos públicos están exentos de las normas generales de acceso no ha cambiado significativamente con respecto a la situación en el momento de la adopción de la Recomendación y se sitúa en el 39%.

Además, 12 países todavía tienen archivos secretos. En algunos países del antiguo bloque del Este se ha demostrado que en algunos casos no existen ayudas para encontrar fondos de archivos restringidos, lo que significa que los investigadores no pueden solicitar un permiso especial para acceder a dichos documentos. Además, algunos archivos todavía niegan el acceso a los investigadores debido a "calificaciones insuficientes" sin ninguna justificación adicional o porque los documentos supuestamente "no son relevantes" para un tema de investigación.

La encuesta también reveló ciertos conflictos de intereses fundamentales entre el deseo de apertura y la protección de los derechos:en el 87% de los países, por ejemplo, el acceso a determinados documentos está restringido por motivos de protección de datos. Alrededor del 73% de los archivos encuestados también indicaron que, en principio, ven ventajas en la disponibilidad de documentos en línea, pero también señalaron incertidumbres jurídicas, como cuestiones de derechos de autor. Muchos archivos se quejan de que no hay orientación sobre cómo resolver este conflicto de intereses.

El desafío de la digitalización y la IA

Hasta la fecha, sólo se ha digitalizado una pequeña proporción de los documentos, alrededor del 5%, y los usuarios creen que todavía hay un gran potencial en ello. También son altas las expectativas sobre el posible uso de la inteligencia artificial, por ejemplo en la estructuración de colecciones de documentos desordenados. Sin embargo, el uso de IA también podría generar problemas si, por ejemplo, los algoritmos causan distorsiones.

El Dr. Michael Friedewald, que dirige la Unidad de Negocios de Tecnologías de la Información y la Comunicación en Fraunhofer ISI y coordinó el estudio del Consejo de Europa, resume los hallazgos clave:"En general, los estados miembros del Consejo de Europa han incorporado en gran medida la Recomendación sobre el acceso a los archivos en sus legislación nacional respectiva.

"Esto se aplica, por ejemplo, a Croacia, Estonia y Suiza, donde la Recomendación se ha implementado de manera muy completa y el acceso a la información ahora es muy bueno. Otros países como Rumania o Austria obtienen peores resultados aquí.

"En algunos países del bloque del Este, como Bulgaria, el pasado socialista de Estado todavía es muy evidente y el acceso a los archivos y a la información que ofrecen es más problemático. Como era de esperar, la libertad de información está bien establecida en la mayoría de los países de Europa occidental, pero incluso Aquí no se han implementado todos los aspectos de la Recomendación del Consejo de Europa.

"Esto se debe en parte a que no ha habido ninguna presión externa para cambiar esto, como fue el caso en Europa Central y Oriental debido a la reevaluación del pasado socialista de Estado. Aunque el Consejo de Europa no tiene ningún instrumento que sea jurídicamente vinculante, no obstante, podría pedir a los Estados miembros que intensifiquen la cooperación entre archivos y otros depósitos públicos como bibliotecas y museos.

"Esto podría conducir a ideas sobre cómo reunir mejor las colecciones de archivos individuales o cómo abrir el acceso a nuevos grupos de usuarios. Para mejorar aún más el acceso a los archivos y la libertad de información, los derechos a la protección de los datos personales y a la autodeterminación informativa deberían estar más estrechamente alineados por parte de las instituciones europeas competentes."