El caso reciente de expedientes médicos en papel de un hospital de Brisbane encontrados en una calle concurrida destaca la necesidad de seguridad, Eliminación controlada de registros médicos.

Se decía que los archivos procedían de clínicas ambulatorias y contenían los nombres de los pacientes y sus citas. pero no detalles médicos. Ahora Queensland Health está investigando las circunstancias de cómo los archivos llegaron a ser encontrados en público, en lugar de ser destruido de forma segura por un contratista.

Entonces, ¿cómo manejan los hospitales y las clínicas sus viejos registros en papel a medida que pasan a los sistemas electrónicos? ¿Cómo están lidiando con el tsunami de archivos que deben eliminarse de manera segura?

Sus registros médicos, ya sea en papel o electrónico, deben conservarse mientras sean relevantes para su cuidado, con acceso restringido para proteger su privacidad. Pero, ¿quién decide cuándo ya no se necesitan los registros médicos? ¿Qué pasa entonces?

Los gobiernos de todos los niveles tienen legislación para esto. Por ejemplo, el departamento de salud de Queensland especifica qué se destruye y cuándo, de acuerdo con un cronograma de los Archivos del Estado de Queensland. Esto cubre los registros médicos en el sistema de salud pública en forma física (papel, fotografías, película), en formato electrónico o una mezcla de los dos.

Esta, por ejemplo, dice que "los registros que muestran evidencia de atención clínica a un individuo o grupos de pacientes / clientes adultos" deben conservarse "durante diez años después de la última prestación de servicios para pacientes / clientes o acción médico-legal". Hay una serie de excepciones relacionadas con, por ejemplo, ensayos clínicos, salud mental y enfermedades transmisibles. Para cada excepción, hay un período de tiempo específico de cuánto tiempo se debe conservar el archivo.

Los Archivos del Estado de Queensland también asesoran sobre cómo los registros deben destruirse de forma segura, ya sea triturando, despulpando o quemando.

Los hospitales pueden contratar servicios comerciales para destruir archivos en papel. Pero el propietario del documento, en este caso el hospital, es en última instancia responsable de garantizar que esto se lleve a cabo legalmente.

El Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) ha establecido estándares de práctica para las clínicas de médicos de cabecera. Estos requieren la destrucción segura (por ejemplo, triturando) los registros en papel antes de su eliminación.

Entonces, Los hospitales y las clínicas de médicos de cabecera deben desarrollar e implementar políticas y procedimientos que indiquen explícitamente cuándo y cómo deben eliminarse los registros médicos. y también llevar un registro de cuándo sucede eso.

Sin embargo, Determinar si un historial médico individual entre las grandes cantidades que se conservan ha pasado su "fecha de caducidad" puede requerir muchos recursos para el personal administrativo.

Esto significa que es más probable que el impulsor final de la destrucción de registros en papel sea la necesidad de liberar espacio costoso de oficina o almacenamiento. Es este tipo de escenario el que eventualmente podría convertirse en registros que se vierten accidental o deliberadamente en cualquier lugar, cuando sea.

El movimiento hacia los registros digitales

La situación de Brisbane pone de relieve las limitaciones de "seguir como de costumbre" en relación con los registros médicos, que incluye registros en papel guardados en múltiples ubicaciones, en hospitales, en clínicas de médicos de cabecera y con especialistas.

Considere su propio registro en papel "registro médico, "que puede incluir archivos de ingresos hospitalarios, registros en poder de su médico local u otro especialista, y resultados de análisis de sangre y radiografías realizadas en otros lugares.

Tanto a nivel personal como de toda la población, Es evidente que existen numerosas oportunidades para el acceso no intencionado a estos documentos físicos. Los registros electrónicos almacenados de forma centralizada y segura pueden abordar este riesgo, y también conlleva una serie de otras ventajas.

Las violaciones de la privacidad relacionadas con los registros médicos en papel son en parte una función de una transición mundial de un entorno familiar de confianza de registros en papel a registros médicos electrónicos.

Esto multiplica drásticamente el volumen de registros en papel que deben destruirse, desde solo aquellos que están "desactualizados" hasta todos los registros que se escanean y se vuelven redundantes.

El caso de Brisbane también destaca la sensibilidad de los registros médicos en todas sus formas, un factor que también influye en el debate sobre My Health Record.

¿En quién confiamos para mantener seguros nuestros registros médicos confidenciales? ¿Debemos depositar nuestra confianza en los registros en papel antiguos (parte del status quo) o en un registro médico electrónico centralizado?

La situación de Brisbane, destacando las limitaciones de los registros en papel, ciertamente desafía las nociones de confiar en lo familiar y favorecer el status quo.

Entonces, que podemos esperar

Como todas las transiciones de esta escala, Hay una variedad de costos involucrados en pasar de los registros médicos impresos a los electrónicos, una de ellas es la posibilidad de que se produzcan más violaciones de datos de registros en papel a medida que se destruyen montañas de registros redundantes. Sin embargo, estos costos de transición deben equilibrarse con el beneficio final de los registros electrónicos.

Incluso aceptar estos beneficios no significa necesariamente que las personas se sientan más cómodas automáticamente con los registros médicos electrónicos, como My Health Record. Para que eso ocurra, la gente también tiene que superar una falta general de confianza en el gobierno.

Sin embargo, Nuestra investigación muestra que es posible alentar a las personas a utilizar los servicios gubernamentales en línea. Aprovechando la ciencia del comportamiento, Hemos demostrado que brindar soporte al cliente y promover los beneficios y la facilidad de los servicios en línea ayuda a la transición de las colas y los formularios impresos al uso de los servicios en línea.

Esperanza para el futuro

En la prisa por arrastrar a las personas a nuevas y brillantes plataformas en línea, esto ilustra el simple hecho de hablar con la gente sobre las ventajas y apoyar su transición puede abordar muchas de las barreras psicológicas para el cambio.

Luego, Ojalá, podemos ver el final de los registros y servicios médicos en papel, y se arrojan menos registros en papel al costado de la carretera. Mientras existan registros en papel, serán vulnerables al acceso no autorizado, ya sea dentro de una instalación de almacenamiento o en tránsito hacia la destrucción. Sin embargo, cada caso de acceso no autorizado se ve empequeñecido por el número de registros en papel destruidos con éxito y de forma segura, nunca más se podrá acceder físicamente.

Este artículo se vuelve a publicar de The Conversation bajo una licencia Creative Commons. Lea el artículo original.