"Inbox zero" a menudo se siente como el objetivo final inalcanzable. Puede pasar horas organizando su correo electrónico, y de alguna manera siempre surgirá una avalancha de mensajes nuevos.

Desde sus orígenes en la década de 1970, Desde hace mucho tiempo se desea automatizar varios aspectos del correo electrónico. Algunos incluso pueden recordar el coqueteo de los noventa con "procmail, "que permite a los autores escribir secuencias de comandos de expresión regular para clasificar su correo electrónico en las carpetas elegidas.

Si bien ha habido varios desarrollos desde entonces, el enfoque único de aplicaciones como Gmail todavía deja a muchos usuarios analizando, haciendo clic, y separando hasta lo que puede parecer el fin de los tiempos.

Investigadores del Laboratorio de Ciencias de la Computación e Inteligencia Artificial del MIT (CSAIL) decidieron profundizar en las necesidades específicas de las personas a través de un estudio de tres partes y una nueva herramienta de código abierto que permite a los usuarios escribir, prueba, y perfeccione scripts de Python simples para controlar los correos electrónicos entrantes.

El equipo primero dirigió un taller para identificar categorías de necesidades de correo electrónico, seguido de una encuesta más amplia para profundizar su comprensión de las necesidades identificadas. Luego, analizaron el código fuente en Github para ver los tipos de necesidades de automatización que eran lo suficientemente importantes como para que los usuarios de correo electrónico las tomaran en sus propias manos para abordarlas. Finalmente, el equipo utilizó estos hallazgos para probar una nueva herramienta que desarrollaron llamada "YouPS" (su servicio postal).

El equipo descubrió que más del 40 por ciento de los usuarios de correo electrónico sentían que sus reglas deseadas no se podían expresar utilizando clientes de correo electrónico comunes como Gmail o Outlook.

YouPS, que todavía está en fase de prueba, permite a los usuarios escribir reglas de filtrado más específicas para los correos electrónicos entrantes. Los usuarios pueden agregar varias pestañas del editor, cada uno relacionado con un modo de correo electrónico independiente, y también pueden escribir diferentes reglas para cada modo, para que su bandeja de entrada se comporte de forma diferente según la actual.

Es posible que no desee recibir correos electrónicos de una lista de correo del campus durante las vacaciones de verano, por ejemplo, o es posible que desee la opción de silenciar a un emisor de correo electrónico molesto que envió demasiados mensajes en un corto período de tiempo.

"Administrar nuestras bandejas de entrada de una manera tan precisa con algo como YouPS podría eventualmente ayudar a brindarles a los no programadores las herramientas para administrar sus correos electrónicos, y ayudar a ahorrar tiempo para tareas o trabajos más intensivos, "dice Soya Park, un doctorado estudiante de CSAIL y autor principal de un nuevo artículo sobre el sistema.

Se buscan mejores modelos de datos

Para muchos de nosotros una ráfaga de correos electrónicos durante una fecha límite ajustada interrumpe el flujo de trabajo e interrumpe la concentración mental.

Con eso en mente, muchos usuarios querían filtros que pudieran capturar información "invisible" que no estaba en los encabezados de los correos electrónicos o específicamente etiquetada (es decir, remitente o fecha). Esto incluyó cosas como progreso, pendiente o hecho, fecha límite, tema, prioridad, y tarea.

Un posible filtro podría ver que un mensaje parece requerir una acción, y etiquetarlo como "pendiente, "o marque una fecha límite si es necesario.

Los filtros también pueden estar relacionados con la hora del día, características del hilo de correo electrónico, como respuestas anteriores de un destinatario, o número o tasa de respuestas de otros, y el estado del destinatario (es decir, ocupado, En la oficina, de vacaciones).

Gestión de la atención:notificaciones, modos, y contexto

El profesor del MIT, David Karger, dice que los filtros de correo electrónico estándar no ofrecen mucha flexibilidad. Por ejemplo, A algunos usuarios no les gustó que estos filtros no se puedan usar durante períodos cortos de tiempo o que no se puedan personalizar para las necesidades específicas del día.

Los filtros automáticos también carecen de contexto para las sutilezas más allá de lo que han sido entrenados. Las reglas de filtrado de correo electrónico actuales solo se basan en los metadatos de los mensajes entrantes, por ejemplo, si procede de un remitente específico o contiene determinadas palabras clave. Los usuarios querían incorporar más contexto fuera del contenido de un solo mensaje, como las respuestas anteriores de un destinatario, o número o tasa de respuestas de otros.

Y lo que es más, con mayor acceso a laptops, Los telefonos, y tabletas, el correo electrónico se ha convertido en una forma de comunicación "instantánea" cada vez más esperada. Para abordar esto, los usuarios crearon reglas para filtros de notificación y modos temporales más personalizados.

Con YouPS, modos temporales, como los "modos de reposo" durante la noche o los modos de trabajo durante el día, "podría ser útil para quienes tienen horarios específicos. Por ejemplo, todos los correos electrónicos en "modo de suspensión" podrían tener la etiqueta "Para mañana, "mientras que los correos electrónicos en" modo de trabajo "podrían etiquetarse como" Tareas pendientes ".

Modos adicionales para cosas como vacaciones, conferencias, o incluso las tardes podrían tener reglas más específicas para adaptarse mejor a las necesidades de los usuarios. El modo de conferencia de un usuario podría tener una regla que resalte solo los correos electrónicos relacionados con la conferencia (es decir, reuniones, anuncios), o un modo de "emoción" podría activarse dependiendo de un estado de ánimo cansado o ansioso.

Todos estos filtros más detallados giran en torno a un objetivo más amplio de utilizar una herramienta para gestionar mejor la atención en un mundo hiperconectado.

Probando la herramienta

Para tener una idea de lo que los programadores ya estaban haciendo para organizar el correo electrónico, el equipo pasó por GitHub para buscar scripts escritos relacionados con el correo electrónico y los filtros, y descubrió que este procesamiento complejo constituía al menos el 40 por ciento de los scripts de correo electrónico.

Cuando finalmente use YouPS, los usuarios encontraron que el vocabulario extendido del correo electrónico era útil para crear secuencias de comandos de las reglas que los usuarios querían, como una forma de escribir respuestas automáticas de vacaciones que podrían enviarse a los compañeros de trabajo, pero no miembros de la familia.

En el futuro, el equipo espera realizar una implementación a mayor escala. También planean extender las capacidades de automatización del correo electrónico de YouPS a los no programadores mediante la creación de interfaces gráficas de usuario para expresar reglas que utilizan un vocabulario no técnico mucho más amplio.

"El correo electrónico tiene un amplio espectro de usuarios, "dice Park." Una interfaz fija para un cliente de correo electrónico simplemente no puede satisfacer las diversas necesidades de muchos usuarios de correo electrónico. Las necesidades que encontramos en estos estudios guiarán a los futuros diseñadores y desarrolladores de clientes de correo electrónico y sistemas de gestión de la bandeja de entrada ".

"Se encontraron muchos scripts para automatizar el correo electrónico en los archivos de software de Github, sin embargo, estas técnicas de automatización no se incorporan a los clientes de correo electrónico habituales, "dice Susan Fussell, profesor de ciencias de la información y comunicaciones en la Universidad de Cornell que no participó en el artículo. "Esto sugiere la necesidad de una canalización entre el repositorio de Github y los usuarios de correo electrónico normales, para que los usuarios sepan qué scripts hay y cómo usarlos, y algún día se integren en clientes de correo electrónico populares ".

Esta historia se vuelve a publicar por cortesía de MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un sitio popular que cubre noticias sobre la investigación del MIT, innovación y docencia.