Tener un sistema de archivo eficaz puede ahorrarle tiempo y energía cuando tiene información importante que debe recuperarse rápidamente de un gran volumen de archivos. Hay dos tipos de sistemas de archivo, aquellos que usan números o sistemas numéricos, y aquellos que usan letras o sistemas alfabéticos. Aprender cómo usar estos sistemas es esencial para decidir cuál es el mejor para usted. Si bien hay varias categorías, es fácil comprender los conceptos básicos de estos sistemas de archivo.
Decida el tipo de sistema alfabético y numérico que funcionaría mejor para los tipos de documentos que desea archivar. Hay tres sistemas alfabéticos básicos a considerar y cuatro sistemas numéricos, el más común de los cuales es el sistema decimal. Los tres sistemas alfabéticos son tópicos, enciclopédicos y geográficos.
Comienza definiendo el sistema "alfabético tópico". Esto también se conoce como el sistema de "diccionario" y es el más fácil de entender. En este caso, cada archivo está dando un título y esos títulos están ordenados alfabéticamente de la A a la Z. No están agrupados en temas y no tienen categorías, por lo que este sistema suele ser el mejor para cantidades más pequeñas de archivos.
Comprender la "enciclopedia" o el sistema "clasificado". En este sistema, hay grandes encabezados o temas generales, como historia o filosofía, que tienen temas más pequeños agrupados alfabéticamente dentro de ellos. Si es necesario, puede haber archivos adicionales ordenados alfabéticamente dentro de estos subtítulos. Por ejemplo, en la historia podría tener subtítulos titulados con décadas y dentro de esos archivos, archivos que designan ciertos aspectos de la historia como la tecnología o la guerra. Estas subcategorías pueden continuar hasta que sienta que el sistema de presentación es eficiente para usted.
Considere aprender el sistema "geográfico" para documentos que contienen información relacionada con lugares. Al igual que el sistema de enciclopedia, este sistema tiene categorías principales como países o estados con subcategorías como ciudades o pueblos archivados dentro de ellos en orden alfabético.
Comprenda al menos los conceptos básicos de los sistemas de archivo decimal. Este es el sistema decimal de Dewey que las bibliotecas utilizan con más frecuencia para categorizar libros y materiales de referencia por números de teléfono. En este caso, no puede tener más de 10 categorías debido a la restricción decimal de solo usar los números del cero al nueve. Estas diez categorías se pueden subdividir en 10 categorías adicionales tan a menudo como sea necesario de la misma manera que funciona el sistema alfabético de la enciclopedia.
Divida el sistema decimal en trozos fáciles de aprender. Por ejemplo, tal vez su biblioteca actual requiera que tenga tres lugares decimales para que sus diez categorías se enumeren como 000, 100, 200, etc., cada una con un título. Dentro de cada una de estas habrá subcategorías como 002 o 103 hasta que se hayan llenado todos los decimales. En este caso, el 002 representa una categoría en los 000 y el 103 representa una categoría en los 100. Este sistema es bueno para volúmenes de información extremadamente grandes ya que los decimales se pueden ampliar y agregar según sea necesario.
Consejo
Si la capacitación formal facilita el aprendizaje, podría considerar tomar una clase de presentación en el departamento de negocios de su universidad comunitaria local o podría tomar una clase de ciencias de la biblioteca para el sistema decimal más complicado.
